ศูนย์ช่วยเหลือ

ทุกอย่างที่ต้องรู้ รวมไว้ในหน้านี้แล้ว

วิธีใช้งานทุกเมนูอย่างละเอียด อ่านต่อเนื่องได้ตามขั้นตอน 1-2-3 พร้อมเคล็ดลับและคำถามที่พบบ่อย หรือแตะหัวข้อในสารบัญเพื่อข้ามไปยังเรื่องที่ต้องการ

ป้ายมุมขวาบนของแต่ละหัวข้อบอกว่าใครใช้งานได้:ทุกคนเฉพาะบางบทบาท

1. เริ่มต้นใช้งาน

ภาพรวมระบบ ลำดับการตั้งค่าครั้งแรก และแนวคิดสำคัญที่ควรรู้ก่อนใช้งานจริง

1.1 Roomlix คืออะไร

ทุกคน

Roomlix คือระบบจัดการหอพัก/อพาร์ทเมนท์ครบวงจร ตั้งแต่จัดการห้องพัก ผู้เช่า สัญญาเช่า จดมิเตอร์ ออกใบแจ้งหนี้ รับชำระเงิน ไปจนถึงรายงานและการแจ้งเตือนผ่าน LINE - รองรับหลายอาคารและหลายองค์กร (หอ) ในบัญชีเดียว

ข้อมูลของแต่ละหอ (องค์กร) แยกจากกันโดยสมบูรณ์ ถ้าคุณดูแลหลายหอ ให้สลับหอที่มุมซ้ายบน (ตัวสลับองค์กร) ก่อนทำงานเสมอ

1.2 แถบเมนูจัดกลุ่มอย่างไร

ทุกคน

แถบเมนูด้านซ้ายแบ่งเป็น 4 ช่วงตามลักษณะงาน ทุกเมนูกดครั้งเดียวเข้าหน้าได้เลย ยกเว้น รายงาน ที่กดแล้วจะขยายให้เลือกรายงานย่อยอีกที

แต่ละช่วงมีเมนูอะไรบ้าง

รายการ	ความหมาย
ช่วงบนสุด (ไม่มีหัวข้อกำกับ)	ภาพรวม (แดชบอร์ด) และ ห้องพัก - สองหน้าที่เปิดบ่อยที่สุดในแต่ละวัน
ผู้เช่าและสัญญา	ผู้เช่า, สัญญาเช่า, การจองล่วงหน้า, เช่ารายวัน
การเงิน	จดมิเตอร์, ใบแจ้งหนี้, การชำระเงิน, รายจ่าย (รายจ่ายเปิดให้เจ้าของ/ผู้จัดการ)
จัดการหอ	รายงาน, ประเภทห้อง, ประกาศหอ, ตั้งค่า - งานที่ทำนาน ๆ ครั้งหรือตั้งไว้ตอนเริ่มต้น

ถ้าอยากได้พื้นที่หน้าจอเพิ่ม กดปุ่มพับที่มุมซ้ายบน (หรือปุ่ม Ctrl + B) แถบเมนูจะย่อเหลือแถวไอคอน ชี้ที่ไอคอนเพื่อดูชื่อเมนู ระบบจำไว้ให้ว่าคุณย่อหรือกางไว้ เปิดครั้งหน้าจะอยู่แบบเดิม

ระบบซ่อนเมนูที่บทบาทของคุณใช้ไม่ได้ให้อัตโนมัติ ถ้าทั้งช่วงใช้ไม่ได้เลย หัวข้อของช่วงนั้นก็จะหายไปด้วย เช่น พนักงานจะไม่เห็นช่วง จัดการหอ ทั้งช่วง

นอกจากแถบเมนูซ้าย ยังมีแถบด้านบนที่มีอยู่ทุกหน้า (ช่องค้นหา ปุ่มสร้างด่วน และกระดิ่งแจ้งเตือน) ซึ่งมักเร็วกว่าการไล่กดเมนู ดูวิธีใช้ที่หัวข้อ แถบด้านบนและทางลัด

1.3 ลำดับการตั้งค่าครั้งแรก (แนะนำ)

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ทำตามลำดับนี้เพื่อให้ระบบพร้อมใช้งานเร็วที่สุด

1
สร้างอาคาร/หอพัก ที่ ตั้งค่า → อาคาร/หอพัก พร้อมกรอกที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี และบัญชีรับเงิน (PromptPay/บัญชีธนาคาร)
2
ตั้งอัตราค่าน้ำ-ค่าไฟ และค่าตั้งต้น (เงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า วันครบกำหนด ค่าปรับ) ในหน้ารายละเอียดอาคาร
3
สร้างประเภทห้อง (ถ้ามีหลายแบบ) ที่เมนู ประเภทห้อง ในช่วง จัดการหอ
4
เพิ่มห้องทีละห้อง หรือถ้าหอเปิดอยู่แล้วและมีห้องเยอะ ใช้ ตั้งค่า → นำเข้าข้อมูล อัปโหลดห้อง ผู้เช่า และเลขมิเตอร์เริ่มต้นจากไฟล์ CSV ครั้งเดียว (ดูหัวข้อ นำเข้าข้อมูลครั้งแรก)
5
ตั้งรูปแบบเลขเอกสาร และ ภาษี (VAT) ถ้าต้องการ
6
เชื่อมต่อ LINE Official Account ที่ ตั้งค่า → การแจ้งเตือน เพื่อเปิดการแจ้งเตือนและผูกบัญชีผู้เช่า
7
เพิ่มผู้เช่า → สร้างสัญญาเช่า → เริ่มจดมิเตอร์และออกบิลได้เลย

1.4 แนวคิดสำคัญที่ควรรู้

ทุกคน

หลักการของระบบ

เงินทุกจำนวนแสดงเป็นบาท แต่ระบบเก็บภายในเป็นสตางค์ (จำนวนเต็ม) เพื่อความแม่นยำ ไม่มีปัญหาเศษทศนิยม
วันที่แสดงเป็นพุทธศักราช (พ.ศ.) ทุกที่ ปฏิทินให้เลือกปีเป็น พ.ศ. แต่ระบบคำนวณรอบบิล/วันครบกำหนดตามเวลาไทย (Asia/Bangkok)
ข้อมูลการเงินใช้การ "เก็บถาวร" (soft delete) - ลบแล้วซ่อนจากรายการ แต่ยังตรวจสอบย้อนหลังได้ ไม่ถูกลบจริง
ทุกการกระทำที่กระทบเงิน/สิทธิ์/ข้อมูลส่วนบุคคล ถูกบันทึกไว้ใน บันทึกกิจกรรม (audit log)

1.5 บทบาทผู้ใช้ (สิทธิ์การเข้าถึง)

ทุกคน

ระบบมี 3 บทบาท

รายการ	ความหมาย
เจ้าของ (owner)	สิทธิ์สูงสุด - ทำได้ทุกอย่าง รวมถึงจัดการผู้ใช้ แพ็กเกจ/การชำระเงิน บันทึกกิจกรรม และลบข้อมูล
ผู้จัดการ (manager)	จัดการงานประจำวันได้เกือบทั้งหมด (ห้อง/ผู้เช่า/สัญญา/บิล/ชำระเงิน/รายงาน/ประกาศ/ตั้งค่าอาคาร) แต่จัดการผู้ใช้ แพ็กเกจ และดูบันทึกกิจกรรมไม่ได้
พนักงาน (staff)	ทำงานหน้างานได้ - ดูห้อง เพิ่ม/แก้ผู้เช่า จดมิเตอร์ ออกบิล รับชำระเงิน เช่ารายวัน แต่ไม่เห็นช่วง จัดการหอ ทั้งช่วง (รายงาน ประเภทห้อง ประกาศหอ ตั้งค่า) ไม่เห็นเมนูรายจ่าย และเปลี่ยนสถานะ/ลบบางอย่างไม่ได้

ในคู่มือนี้ หัวข้อหรือส่วนที่จำกัดสิทธิ์จะมีป้ายบอกบทบาทกำกับไว้ เช่น "เจ้าของ / ผู้จัดการ" ถ้าไม่มีป้าย แปลว่าทุกบทบาทใช้งานส่วนนั้นได้

2. บัญชีและการเข้าสู่ระบบ

วิธีเข้าสู่ระบบ การจดจำการเข้าสู่ระบบ ดู/ซ่อนรหัสผ่าน ลืมรหัสผ่าน เปลี่ยนรหัสผ่าน และความปลอดภัยเมื่อใช้เครื่องร่วมกัน

2.1 เข้าสู่ระบบ

ทุกคน

เปิดหน้าเว็บของ Roomlix แล้วเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่านที่คุณสมัครไว้ เพื่อเข้าไปจัดการหอของคุณ

วิธีเข้าสู่ระบบ

1
เปิดหน้าเข้าสู่ระบบ แล้วกรอกอีเมลของคุณ
2
กรอกรหัสผ่าน - ถ้าอยากตรวจว่าพิมพ์ถูกไหม กดไอคอนรูปดวงตาท้ายช่องเพื่อดู/ซ่อนรหัสผ่าน
3
กดปุ่ม เข้าสู่ระบบ ด้านล่าง

อยากลองดูระบบก่อนโดยไม่ต้องสมัคร? กดปุ่ม ทดลองใช้งาน แล้วเลือกบทบาท (เจ้าของ / ผู้จัดการ / พนักงาน) ระบบจะพาเข้าไปดูข้อมูลตัวอย่างได้ทันที

2.2 "จดจำฉันไว้" คืออะไร

ทุกคน

ช่อง จดจำฉันไว้ ใต้ช่องรหัสผ่าน ช่วยให้ไม่ต้องเข้าสู่ระบบใหม่ทุกครั้งที่ปิดแล้วเปิดเบราว์เซอร์ - มันควบคุมแค่เรื่อง “ปิดเบราว์เซอร์แล้วยังอยู่ในระบบไหม” เท่านั้น ไม่เกี่ยวกับการกดออกจากระบบ

ผลของแต่ละแบบ

รายการ	ความหมาย
ติ๊ก จดจำฉันไว้	ปิดเบราว์เซอร์หรือปิดเครื่องแล้วเปิดกลับมา - ยังอยู่ในระบบ ไม่ต้องเข้าสู่ระบบใหม่ (อยู่ได้ประมาณ 7 วัน)
ไม่ติ๊ก	พอปิดเบราว์เซอร์ ระบบจะออกให้อัตโนมัติ ครั้งหน้าต้องเข้าสู่ระบบใหม่ - เหมาะกับเครื่องที่ใช้ร่วมกับคนอื่น
กดออกจากระบบเอง	ออกจากระบบทันทีเสมอ ไม่ว่าจะติ๊กจดจำหรือไม่ - ครั้งหน้าต้องเข้าสู่ระบบใหม่

ถ้าคุณกด ออกจากระบบ แล้วต้องเข้าสู่ระบบใหม่ ถือว่าถูกต้อง ไม่ใช่ข้อผิดพลาด - “จดจำฉันไว้” ไม่ได้แปลว่าไม่ต้องเข้าสู่ระบบอีกเลยหลังออกจากระบบ

คนละเรื่องกับการที่เบราว์เซอร์เด้งอีเมล/รหัสผ่านมาเติมให้อัตโนมัติ - อันนั้นเป็นตัวจำรหัสผ่านของเบราว์เซอร์เอง (เช่น Chrome) ไม่ใช่ของ Roomlix

2.3 ลืมรหัสผ่าน

ทุกคน

ถ้าจำรหัสผ่านไม่ได้ คุณขอลิงก์ตั้งรหัสผ่านใหม่ทางอีเมลได้เอง ไม่ต้องติดต่อใคร

วิธีตั้งรหัสผ่านใหม่

1
ที่หน้าเข้าสู่ระบบ กดลิงก์ ลืมรหัสผ่าน? (อยู่เหนือช่องรหัสผ่านทางขวา)
2
กรอกอีเมลที่ใช้สมัคร แล้วกด ส่งลิงก์ตั้งรหัสผ่านใหม่
3
เปิดอีเมลของคุณ แล้วกดปุ่ม ตั้งรหัสผ่านใหม่ ในอีเมล (ถ้าไม่เจอ ลองดูในกล่องจดหมายขยะ/Spam)
4
ตั้งรหัสผ่านใหม่ พิมพ์ยืนยันอีกครั้ง แล้วบันทึก
5
กลับไปเข้าสู่ระบบด้วยรหัสผ่านใหม่

ลิงก์ในอีเมลใช้ได้ภายใน 1 ชั่วโมง ถ้าเกินเวลา ลิงก์จะหมดอายุ ให้กด ลืมรหัสผ่าน? เพื่อขอลิงก์ใหม่อีกครั้ง

2.4 เปลี่ยนรหัสผ่าน (ขณะใช้งานอยู่)

ทุกคน

ถ้ายังจำรหัสเดิมได้และอยากเปลี่ยน

1
กดที่ชื่อ/รูปของคุณ มุมซ้ายล่าง แล้วเลือก บัญชีของฉัน
2
ที่หัวข้อเปลี่ยนรหัสผ่าน กรอกรหัสผ่านปัจจุบัน แล้วตั้งรหัสผ่านใหม่ (อย่างน้อย 8 ตัวอักษร) พร้อมพิมพ์ยืนยัน
3
กดบันทึก

2.5 ความปลอดภัยเมื่อใช้เครื่องร่วมกัน

ทุกคน

ข้อแนะนำ

เครื่องสาธารณะหรือเครื่องที่ใช้ร่วมกับคนอื่น อย่าติ๊ก จดจำฉันไว้
ใช้งานเสร็จให้กด ออกจากระบบ ทุกครั้ง (เมนูชื่อคุณมุมซ้ายล่าง → ออกจากระบบ)
ไม่บอกรหัสผ่านให้ใคร และไม่ใช้รหัสเดียวกับเว็บอื่น
ถ้าสงสัยว่ามีคนรู้รหัสผ่าน ให้เปลี่ยนรหัสผ่านทันทีที่หน้า บัญชีของฉัน

อยากดูว่ามีเครื่องไหนเข้าสู่ระบบบัญชีคุณอยู่บ้าง หรือสั่งออกจากระบบเครื่องอื่นจากระยะไกล? ดูหัวข้อ จัดการอุปกรณ์ & ความปลอดภัย

2.6 คำถามที่พบบ่อย

ทุกคน

ติ๊กจดจำฉันไว้แล้ว ทำไมพอออกจากระบบ เปิดมายังต้องเข้าสู่ระบบอีก?

เป็นเรื่องปกติ เพราะการกดออกจากระบบคือการออกจริง ๆ ระบบจะออกให้เสมอเพื่อความปลอดภัย ส่วน “จดจำฉันไว้” จะช่วยเฉพาะตอนปิดเบราว์เซอร์โดยไม่ได้กดออกจากระบบเท่านั้น

ปิดเบราว์เซอร์แล้วหลุดออกจากระบบทุกครั้ง ต้องทำยังไง?

แปลว่าตอนเข้าสู่ระบบยังไม่ได้ติ๊ก จดจำฉันไว้ ลองเข้าสู่ระบบใหม่แล้วติ๊กช่องนี้ก่อนกดปุ่มเข้าสู่ระบบ

ขอลิงก์ลืมรหัสผ่านแล้วไม่ได้รับอีเมล?

ลองตรวจในกล่องจดหมายขยะ (Spam/Junk) รอสัก 1-2 นาที และตรวจว่าพิมพ์อีเมลถูกต้อง ถ้ายังไม่ได้รับ ให้กดขอลิงก์ใหม่อีกครั้ง

อยากเปลี่ยนรหัสผ่านโดยที่ไม่ได้ลืม ทำที่ไหน?

กดชื่อคุณมุมซ้ายล่าง แล้วเลือก บัญชีของฉัน → เปลี่ยนรหัสผ่าน โดยกรอกรหัสผ่านปัจจุบันและรหัสผ่านใหม่

3. จัดการอุปกรณ์ & ความปลอดภัย

ดูเครื่องที่เข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ ออกจากระบบเครื่องอื่นจากระยะไกล ตั้งชื่อ/จดจำอุปกรณ์ และ (สำหรับเจ้าของ) ตั้งนโยบายเข้าได้ครั้งละ 1 อุปกรณ์ + ดูอุปกรณ์ของสมาชิกทั้งหอ

3.1 ดูอุปกรณ์ที่เข้าสู่ระบบ

ทุกคน

Roomlix จดจำทุกเครื่อง (เบราว์เซอร์/มือถือ) ที่เข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ คุณดูรายการทั้งหมดได้เองเพื่อตรวจว่าไม่มีเครื่องแปลกปลอม

เปิดหน้าอุปกรณ์ของฉัน

1
กดที่ชื่อ/รูปของคุณมุมซ้ายล่าง แล้วเลือก บัญชีของฉัน
2
กดการ์ด อุปกรณ์ & การเข้าสู่ระบบ
3
จะเห็นรายการเครื่องทั้งหมดที่เข้าสู่ระบบอยู่

ความหมายของแต่ละช่อง

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
อุปกรณ์	-	ชื่อเครื่อง พร้อมเบราว์เซอร์และระบบปฏิบัติการ เช่น Chrome บน Windows
IP	-	หมายเลขเครือข่ายที่เครื่องนั้นใช้ตอนเข้าสู่ระบบ
ใช้งานล่าสุด	-	วันและเวลาที่เครื่องนั้นเข้าสู่ระบบครั้งล่าสุด
ป้าย เครื่องนี้	-	คือเครื่องที่คุณกำลังใช้ดูอยู่ขณะนี้
ป้าย จดจำ	-	เครื่องที่คุณตั้งให้เป็นเครื่องที่ไว้ใจ (ดูหัวข้อด้านล่าง)

ควรเปิดดูเป็นระยะ ถ้าเจอเครื่องหรือ IP ที่ไม่รู้จัก ให้กดออกจากระบบเครื่องนั้นทันที แล้วเปลี่ยนรหัสผ่าน

3.2 ออกจากระบบเครื่องอื่น

ทุกคน

ถ้าลืมออกจากระบบบนเครื่องอื่น หรือสงสัยว่ามีคนอื่นเข้าบัญชีคุณ คุณสั่งออกจากระบบเครื่องนั้นจากระยะไกลได้

ออกจากระบบทีละเครื่อง

1
ที่หน้า อุปกรณ์ & การเข้าสู่ระบบ หาเครื่องที่ต้องการ
2
กดปุ่มออกจากระบบ (ไอคอนท้ายแถว) ของเครื่องนั้น
3
เครื่องนั้นจะหลุดจากระบบทันที ต้องเข้าสู่ระบบใหม่

ออกจากทุกเครื่องพร้อมกัน

กดปุ่ม ออกจากระบบอุปกรณ์อื่นทั้งหมด ด้านบนตาราง เพื่อหลุดทุกเครื่องยกเว้นเครื่องที่ใช้อยู่
เหมาะตอนทำมือถือหาย หรือเผลอเข้าสู่ระบบในเครื่องที่ไม่ใช่ของตัวเอง

เครื่องที่คุณกำลังใช้อยู่ (ป้าย เครื่องนี้) จะออกเองไม่ได้ ถ้าต้องการออกให้ใช้เมนู ออกจากระบบ ตามปกติ

3.3 ตั้งชื่อ & จดจำอุปกรณ์

ทุกคน

สองอย่างที่ทำได้ต่อเครื่อง

เปลี่ยนชื่อ - ตั้งชื่อให้จำง่าย เช่น มือถือส่วนตัว หรือ คอมที่ออฟฟิศ
จดจำอุปกรณ์ - ทำเครื่องหมายว่าเป็นเครื่องที่ไว้ใจ

เครื่องที่ตั้ง จดจำอุปกรณ์ ไว้ จะได้รับการยกเว้นไม่ถูกเตะออกเมื่อเจ้าของหอเปิดโหมดเข้าได้ครั้งละ 1 อุปกรณ์ และจะถูกเก็บไว้ก่อนเครื่องที่ไม่ได้จดจำเมื่อต้องเตะตามเพดานอุปกรณ์ (2 เครื่องต่อผู้ใช้)

จดจำอุปกรณ์ ไม่เหมือน จดจำฉันไว้ ตอนเข้าสู่ระบบ - อย่างหลังแค่ช่วยไม่ต้องล็อกอินใหม่เมื่อปิดเบราว์เซอร์ ส่วน จดจำอุปกรณ์ คือทำให้เครื่องนี้ถูกเก็บไว้ก่อน (ยกเว้นจากโหมด 1 อุปกรณ์ และถูกเตะเป็นลำดับท้ายสุดเมื่อเกิน 2 เครื่อง)

จดจำได้ไม่เกินเพดานอุปกรณ์ต่อผู้ใช้ (2 เครื่อง) ถ้าครบแล้วต้องยกเลิกการจดจำเครื่องอื่นก่อน

3.4 นโยบายความปลอดภัย (เจ้าของ)

เฉพาะ เจ้าของ

เจ้าของหอตั้งกติกาการเข้าสู่ระบบของทั้งหอได้ที่ ตั้งค่า → ความปลอดภัย

ตั้งค่าที่ทำได้

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
เข้าได้ครั้งละ 1 อุปกรณ์	-	เมื่อเปิด การเข้าสู่ระบบจากเครื่องใหม่จะเตะเครื่องอื่นออกทันที (ยกเว้นเครื่องที่ตั้งจดจำไว้)
อายุการจดจำอุปกรณ์	-	จำนวนวันที่เครื่อง จดจำ จะได้รับการยกเว้นก่อนต้องตั้งใหม่
เพดานอุปกรณ์ต่อผู้ใช้	-	ผู้ใช้แต่ละคนเข้าใช้งานได้สูงสุด 2 เครื่อง เกินแล้วเครื่องเก่าสุดจะถูกเตะออก

3.5 ดูอุปกรณ์ของสมาชิก (เจ้าของ)

เฉพาะ เจ้าของ

เจ้าของหอดูได้ว่าสมาชิกในหอแต่ละคนเข้าสู่ระบบจากเครื่องอะไรบ้าง และสั่งออกจากระบบเครื่องของสมาชิกได้ ที่ ตั้งค่า → อุปกรณ์สมาชิก

สั่งออกจากระบบเครื่องของสมาชิก

1
เปิด ตั้งค่า → อุปกรณ์สมาชิก
2
หาแถวของสมาชิกและเครื่องที่ต้องการ (ดูชื่อ/เบราว์เซอร์/IP/เข้าล่าสุดได้)
3
กดปุ่มออกจากระบบ แล้วยืนยัน เครื่องนั้นจะหลุดทันที

ข้อมูลนี้มีไว้เพื่อดูแลความปลอดภัยของบัญชีหอเท่านั้น ควรใช้เท่าที่จำเป็นและแจ้งทีมงานให้ทราบตามแนวทางคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)

3.6 คำถามที่พบบ่อย

ทุกคน

อยู่ดี ๆ ก็หลุดออกจากระบบเอง เกิดจากอะไร?

ส่วนใหญ่เกิดจากเจ้าของหอเปิดโหมด เข้าได้ครั้งละ 1 อุปกรณ์ (พอมีคนเข้าจากเครื่องใหม่ เครื่องเก่าจะถูกเตะออก) หรือจำนวนเครื่องของคุณเกิน 2 เครื่องต่อผู้ใช้ (เครื่องเก่าสุดจะถูกเตะให้เหลือ 2) การตั้ง จดจำอุปกรณ์ ช่วยให้เครื่องนี้ถูกเก็บไว้ก่อนเครื่องอื่น แต่ถ้าจำนวนเกินเพดานจริง ๆ ก็อาจถูกเตะได้

จดจำอุปกรณ์ ต่างกับ จดจำฉันไว้ ตอนเข้าสู่ระบบอย่างไร?

จดจำฉันไว้ ช่วยไม่ให้ต้องล็อกอินใหม่เมื่อปิดเบราว์เซอร์ ส่วน จดจำอุปกรณ์ (ในหน้าอุปกรณ์ของฉัน) คือทำเครื่องหมายว่าเป็นเครื่องที่ไว้ใจ - ยกเว้นจากโหมดเข้าได้ครั้งละ 1 อุปกรณ์ และถูกเก็บไว้ก่อนเครื่องอื่นเมื่อต้องเตะตามเพดาน

ทำมือถือหาย ควรทำอะไรก่อน?

เข้าสู่ระบบจากเครื่องอื่น ไปที่ บัญชีของฉัน → อุปกรณ์ & การเข้าสู่ระบบ กด ออกจากระบบอุปกรณ์อื่นทั้งหมด แล้วเปลี่ยนรหัสผ่านเพื่อความปลอดภัย

เห็นแค่เครื่องของตัวเอง ดูของพนักงานได้ไหม?

หน้า อุปกรณ์ & การเข้าสู่ระบบ ในบัญชีของฉันจะเห็นเฉพาะเครื่องของตัวเอง ส่วนเจ้าของหอดูเครื่องของสมาชิกทั้งหอได้ที่ ตั้งค่า → อุปกรณ์สมาชิก

4. แถบด้านบนและทางลัด

ช่องค้นหา ปุ่มสร้างด่วน กระดิ่งแจ้งเตือน ประกาศจากผู้ให้บริการ การสลับหอ และการปรับหน้าจอ - ของพวกนี้อยู่ครบทุกหน้า ใช้ให้เป็นแล้วทำงานเร็วขึ้นมาก

4.1 ช่องค้นหา (ทางลัดที่เร็วที่สุด)

ทุกคน

มุมขวาบนของทุกหน้ามีปุ่ม ค้นหา... กดปุ่มนั้น หรือกดคีย์ลัด Ctrl + K (บนแมคคือ Command + K) ก็เปิดได้เหมือนกัน ใช้ได้ทั้งค้นหาข้อมูลและสั่งงาน โดยไม่ต้องไล่กดเมนู

พิมพ์แล้วเจออะไรบ้าง

รายการ	ความหมาย
ข้อมูลในระบบ	พิมพ์ตั้งแต่ 2 ตัวอักษรขึ้นไป ระบบจะค้นให้ 5 หมวด: ผู้เช่า, ห้องพัก, สัญญา, ใบแจ้งหนี้, ใบเสร็จ (พิมพ์ชื่อผู้เช่า เลขห้อง หรือเลขที่เอกสารก็ได้) กดผลลัพธ์เพื่อกระโดดไปหน้านั้นทันที
ไปที่	รายชื่อเมนูทั้งหมดที่บทบาทของคุณเข้าได้ พิมพ์ชื่อเมนูแล้วกด Enter แทนการไล่หาในแถบเมนูซ้าย
สร้างด่วน	สร้างผู้เช่าใหม่ / สร้างสัญญาใหม่ / สร้างใบแจ้งหนี้ / รับชำระเงิน / เช่ารายวันใหม่
คำสั่ง	สลับโหมดสว่าง/มืด และ ออกจากระบบ

ผู้เช่าโทรมาถามยอดค้าง? กด Ctrl + K พิมพ์ชื่อผู้เช่า กด Enter เข้าหน้าผู้เช่าได้ใน 3 วินาที ไม่ต้องเปิดเมนูผู้เช่าแล้วไล่หาในรายการ

คีย์ลัดใช้ได้แม้ตอนพิมพ์ภาษาไทยอยู่ ไม่ต้องสลับแป้นเป็นอังกฤษก่อน

4.2 ปุ่มสร้างด่วน (+)

ทุกคน

ปุ่มเครื่องหมายบวกข้างช่องค้นหา กดแล้วเลือกสิ่งที่จะสร้างได้เลยจากทุกหน้า ไม่ต้องเข้าเมนูนั้นก่อน: ผู้เช่า, สัญญาเช่า, ใบแจ้งหนี้, รับชำระเงิน, เช่ารายวัน

4.3 กระดิ่งแจ้งเตือน

ทุกคน

ไอคอนกระดิ่งมุมขวาบน ถ้ามีเรื่องค้างจะมีตัวเลขสีแดงกำกับ กดแล้วจะเห็นสองหมวดแยกกัน

สองหมวดในกระดิ่ง

รายการ	ความหมาย
ประกาศจากผู้ให้บริการ	ข่าวสารจากทีมงาน Roomlix (แสดงเฉพาะตอนมีประกาศ) กด อ่านทั้งหมด เพื่อทำเครื่องหมายอ่านทีเดียว หรือกด ดูประกาศทั้งหมด เพื่อเปิดคลังประกาศ
สิ่งที่ต้องทำ	งานค้างของหอคุณ นับสดตลอด กดที่บรรทัดไหนก็ข้ามไปหน้าจัดการเรื่องนั้นทันที

รายการใน สิ่งที่ต้องทำ

รายการ	ความหมาย
บิลเกินกำหนดชำระ	จำนวนบิลที่เลยวันครบกำหนดแล้วยังไม่ชำระครบ กดแล้วเปิดใบแจ้งหนี้ที่กรองเฉพาะบิลเกินกำหนด
สัญญาใกล้หมดอายุ (30 วัน)	สัญญาที่จะหมดภายใน 30 วัน กดแล้วเปิดรายการสัญญาที่กรองไว้ให้
ห้องที่ยังไม่ได้จดมิเตอร์รอบนี้	จำนวนห้องที่มีผู้เช่าแต่ยังไม่มีเลขมิเตอร์ของรอบบิลปัจจุบัน กดแล้วไปหน้าจดมิเตอร์
วีซ่า/ใบอนุญาตทำงานใกล้หมด (60 วัน)	ผู้เช่าต่างชาติที่เอกสารจะหมดภายใน 60 วัน กดแล้วไปหน้าผู้เช่า

เปิดกระดิ่งเป็นอย่างแรกของทุกวัน ถ้าขึ้นว่า เคลียร์งานค้างหมดแล้ว แปลว่าไม่มีบิลเกินกำหนด สัญญาใกล้หมด หรือมิเตอร์ค้างจด

4.4 ประกาศจากผู้ให้บริการ

ทุกคน

คือข่าวสารที่ทีมงาน Roomlix ส่งถึงคุณ เช่น แจ้งปิดปรับปรุงระบบ ฟีเจอร์ใหม่ หรือเรื่องที่ต้องเตรียมตัวล่วงหน้า คนละอย่างกับ ประกาศหอ ที่คุณเป็นคนส่งถึงผู้เช่าของตัวเอง

เห็นได้จาก 3 ทาง

กระดิ่งมุมขวาบน - หมวดบนสุดของกระดิ่ง
แถบใต้หัวข้อหน้าจอ - ประกาศสำคัญบางเรื่องจะขึ้นเป็นแถบพาดด้านบน หรือเด้งเป็นหน้าต่างตอนเปิดระบบ
หน้าคลังประกาศ - เปิดจากลิงก์ ดูประกาศทั้งหมด ในกระดิ่ง หรือกด Ctrl + K แล้วพิมพ์ ประกาศจากผู้ให้บริการ

คลังประกาศเก็บย้อนหลัง 90 วันนับจากวันที่ประกาศนั้นจบ เรื่องที่เก่ากว่านั้นจะถูกนำออก

4.5 สลับหอ / เพิ่มหอ

ทุกคน

ปุ่มบนสุดของแถบเมนูซ้ายคือชื่อหอที่คุณกำลังทำงานอยู่ ใต้ชื่อบอกจำนวนห้องทั้งหมดของหอนั้น ถ้าคุณดูแลหลายหอ ให้กดปุ่มนี้เพื่อสลับก่อนเริ่มงานเสมอ

วิธีสลับหอ

1
กดชื่อหอบนสุดของแถบเมนูซ้าย
2
เลือกหอที่ต้องการจากรายการใต้หัวข้อ หอ/องค์กร (หอที่ใช้อยู่จะมีเครื่องหมายถูก)
3
รอสักครู่ให้ระบบโหลดข้อมูลของหอใหม่ (ระหว่างนี้จะขึ้นว่า กำลังสลับหอ...)

ข้อมูลของแต่ละหอแยกกันสมบูรณ์ ห้อง ผู้เช่า บิล และรายงานที่เห็นเป็นของหอที่เลือกอยู่เท่านั้น ตรวจชื่อหอบนสุดก่อนออกบิลหรือรับเงินทุกครั้ง

ถ้าเมนู เพิ่มหอ/องค์กร ขึ้นให้เห็น แปลว่าแพ็กเกจของคุณสร้างหอเพิ่มได้ ระบบจะจำหอที่คุณใช้ล่าสุดไว้ เปิดครั้งหน้าจะเข้าหอเดิมให้เอง

4.6 ปรับหน้าจอให้ถนัดมือ

ทุกคน

พับแถบเมนู - กดปุ่มพับมุมซ้ายบน (หรือ Ctrl + B) แถบเมนูจะย่อเหลือแถวไอคอน ชี้ที่ไอคอนเพื่อดูชื่อ ระบบจำไว้ให้ว่าคุณย่อหรือกางไว้
เส้นทางหน้า (breadcrumb) - ข้อความถัดจากปุ่มพับ บอกว่าตอนนี้อยู่หน้าไหน กดย้อนกลับไปหน้าก่อนหน้าได้
ธีมสว่าง/มืด - กดชื่อคุณมุมซ้ายล่าง แล้วเลือก ธีม จะมีให้เลือก สว่าง / มืด / ตามระบบ (ตามระบบ = เปลี่ยนตามการตั้งค่าของเครื่อง)

บนมือถือ แถบเมนูจะซ่อนไว้ กดปุ่มมุมซ้ายบนเพื่อเปิด และช่องค้นหาจะย่อเหลือแค่ไอคอนแว่นขยาย

4.7 แถบโหมดสาธิต

ทุกคน

ถ้าคุณเข้าผ่านปุ่ม ทดลองใช้งาน จะเห็นแถบสีเหลืองด้านบนตลอดเวลา บอกว่ากำลังอยู่ในหอตัวอย่าง ข้อมูลจะถูกรีเซ็ตอัตโนมัติทุกสัปดาห์ ระบบจะไม่ส่งอีเมล/LINE ออกจริง และการตั้งค่าที่กระทบบัญชี/การชำระเงินถูกปิดไว้

อย่าใช้หอสาธิตเก็บข้อมูลจริงของคุณ เพราะข้อมูลจะหายเมื่อถึงรอบรีเซ็ต ถ้าจะใช้งานจริงให้สมัครบัญชีของตัวเอง

5. ภาพรวม (แดชบอร์ด)

อ่านการ์ดสรุป กราฟรายได้ รายการที่ต้องทำ และสถานะห้อง บนหน้าแรกของระบบ

5.1 การ์ดสรุปด้านบน

ทุกคน

หน้าภาพรวมสรุปสถานะของหอประจำเดือนปัจจุบัน การ์ดด้านการเงิน (รายได้/ยอดค้าง/บิลเกินกำหนด) จะแสดงเฉพาะเจ้าของและผู้จัดการ ส่วนพนักงานจะเห็นเฉพาะการ์ดที่เกี่ยวกับห้องและงานที่ต้องทำ

รายการ	ความหมาย
รายได้เดือนนี้	ยอดเงินที่รับชำระจริงในเดือนนี้ พร้อมเปอร์เซ็นต์เทียบกับเดือนก่อน
ยอดค้างชำระ	ผลรวมยอดคงค้างของบิลที่ยังไม่ปิด (ออกบิลแล้ว/ชำระบางส่วน/เกินกำหนด) พร้อมจำนวนบิล
บิลเกินกำหนด	ยอดและจำนวนบิลที่เลยวันครบกำหนดแล้วยังไม่ชำระครบ
อัตราการเช่า	เปอร์เซ็นต์ห้องที่มีผู้เช่าเทียบกับห้องทั้งหมด
ห้องว่าง	จำนวนห้องสถานะว่างที่พร้อมให้เช่า
สัญญาใกล้หมด (30 วัน)	จำนวนสัญญาที่จะหมดอายุภายใน 30 วันข้างหน้า

5.2 กราฟและแผงด้านล่าง

ทุกคน

กราฟรายได้: ยอดรับชำระย้อนหลัง 6 เดือน ช่วยดูแนวโน้มรายได้
รายการที่ต้องทำ: ทางลัดไปยังบิลเกินกำหนด สัญญาใกล้หมดอายุ ห้องที่ยังไม่ได้จดมิเตอร์รอบนี้ และผู้เช่าต่างชาติที่วีซ่า/ใบอนุญาตทำงานใกล้หมด (60 วัน) - กดเพื่อข้ามไปจัดการได้ทันที
การชำระล่าสุด: ใบเสร็จล่าสุด 6 รายการ พร้อมผู้ชำระและช่องทาง
สถานะห้อง: แท่งสรุปจำนวนห้องแยกตามสถานะ (มีผู้เช่า/ว่าง/จอง/ซ่อมบำรุง/ไม่พร้อมให้เช่า)

ใช้แผง "รายการที่ต้องทำ" เป็นจุดเริ่มต้นของแต่ละวัน เพื่อไม่ให้พลาดบิลเกินกำหนด สัญญาใกล้หมด หรือมิเตอร์ที่ยังไม่ได้จด

หอที่เพิ่งเริ่มใช้งานจะเห็น "เช็คลิสต์ตั้งค่าเริ่มต้น" บนแดชบอร์ด (เฉพาะเจ้าของ/ผู้จัดการ) คอยบอกขั้นตอนที่ยังไม่เสร็จพร้อมทางลัด เมื่อตั้งค่าครบแล้วเช็คลิสต์จะหายไปเอง

6. ห้องพัก

ผังห้องแบบการ์ด การเพิ่ม/แก้/ลบห้อง และประเภทห้อง - เมนู ห้องพัก อยู่บนสุดของแถบเมนู ถัดจากภาพรวม

6.1 ผังห้อง (หน้าห้องพัก)

ทุกคน

เปิดจากเมนู ห้องพัก ที่อยู่บนสุดของแถบเมนู (ถัดจากภาพรวม) หน้านี้แสดงห้องทั้งหมดเป็นการ์ด จัดกลุ่มตามอาคาร แต่ละการ์ดบอกเลขห้อง ชั้น ประเภทห้อง ค่าเช่า/เดือน ผู้เช่าปัจจุบัน และสถานะ ด้านบนมีแถบสรุปจำนวนห้องแยกตามสถานะ และตัวกรองตามอาคาร/สถานะ

ต้องสร้างอาคารก่อน จึงจะเพิ่มห้องได้ ถ้ายังไม่มีอาคาร หน้าจะลิงก์ไปที่ตั้งค่าอาคารให้

สถานะห้องและความหมาย

รายการ	ความหมาย
ว่าง	ห้องพร้อมให้เช่า ยังไม่มีผู้เช่า
มีผู้เช่า	มีสัญญาที่มีผลบังคับอยู่ในห้องนี้
จอง	ถูกจองไว้/พักห้อง รอทำสัญญา
ซ่อมบำรุง	อยู่ระหว่างซ่อม ยังไม่ปล่อยเช่า
ไม่พร้อมให้เช่า	ถูกกันไว้ ไม่รับเช่าชั่วคราว

6.2 เพิ่ม/แก้ไขห้อง

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

1
กดปุ่ม "เพิ่มห้อง" มุมขวาบน (ถ้าจะแก้ห้องเดิม กดปุ่มจุดสามจุด ⋯ มุมขวาบนของการ์ดห้อง แล้วเลือก "แก้ไข")
2
เลือกอาคาร กรอกเลขห้อง และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
3
เลือกรูปแบบค่าน้ำ/ไฟ: "ตามมิเตอร์" (จดหน่วยทุกเดือน) หรือ "รวมค่าเช่า" (รวมในค่าเช่า ไม่คิดแยก)
4
บันทึก

ฟิลด์สำคัญ

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
อาคาร	บังคับ	ห้องต้องสังกัดอาคารใดอาคารหนึ่ง
เลขห้อง	บังคับ	ห้ามซ้ำภายในอาคารเดียวกัน
ชั้น	-	ไม่บังคับ ใช้จัดกลุ่ม/แสดงผล
ประเภทห้อง	-	เลือกได้ ถ้าเว้นว่างค่าเช่าจะใช้ตามที่กรอกในห้อง
ค่าเช่า/เดือน	-	ถ้าเว้นว่างจะใช้ค่าตามประเภทห้อง
ค่าเช่า/วัน	-	สำหรับการเช่ารายวัน (ไม่บังคับ)
ค่าน้ำ/ไฟ	บังคับ	เลือก ตามมิเตอร์ หรือ รวมค่าเช่า (รวมค่าเช่า = ค่าน้ำ/ไฟรวมอยู่ในค่าเช่าแล้ว ไม่คิดแยก)
เลขมิเตอร์ไฟ / เลขมิเตอร์น้ำ	-	ไม่บังคับ ช่วยอ้างอิงตอนจดมิเตอร์
สถานะ	บังคับ	ค่าเริ่มต้นคือ ว่าง
หมายเหตุ	-	บันทึกข้อมูลเพิ่มเติม

6.3 ลบห้อง

เฉพาะ เจ้าของ

เฉพาะเจ้าของลบห้องได้ (เป็นการเก็บถาวร ไม่ลบจริง) ลบไม่ได้ถ้าห้องยังมีผู้เช่าอยู่ - ต้องเช็คเอาท์/ปิดสัญญาก่อน

6.4 ประเภทห้อง

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

เปิดจากเมนู ประเภทห้อง ในช่วง จัดการหอ ใช้ตั้งค่ามาตรฐานของห้องแต่ละแบบ เช่น "ห้องแอร์" "ห้องพัดลม" เพื่อให้กำหนดค่าเช่าและสิ่งอำนวยความสะดวกครั้งเดียวแล้วนำไปใช้กับหลายห้อง

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
ชื่อประเภท	บังคับ	เช่น ห้องแอร์ / ห้องพัดลม
ขนาด (ตร.ม.)	-	ไม่บังคับ
ค่าเช่า/เดือน	บังคับ	ค่าเช่ามาตรฐานของประเภทนี้
ค่าเช่า/วัน	-	สำหรับเช่ารายวัน
สิ่งอำนวยความสะดวก	-	เปิด/ปิดสวิตช์ เช่น แอร์ เครื่องทำน้ำอุ่น ตู้เย็น เตียง ตู้เสื้อผ้า โต๊ะ/เก้าอี้ ระเบียง

ลบประเภทห้องไม่ได้ถ้ายังมีห้องใช้ประเภทนั้นอยู่ ต้องเปลี่ยนประเภทของห้องเหล่านั้นก่อน

6.5 เพิ่มห้องทีเดียวหลายห้อง

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ถ้าต้องเพิ่มห้องจำนวนมาก (หอที่เปิดดำเนินการอยู่แล้ว) ไม่ต้องกด เพิ่มห้อง ทีละห้อง ให้ใช้การนำเข้าจากไฟล์ CSV ที่ ตั้งค่า → นำเข้าข้อมูล แทน อัปโหลดครั้งเดียวได้สูงสุด 500 ห้อง

ขั้นตอนแบบละเอียด คอลัมน์ในไฟล์ และการนำเข้าผู้เช่า/เลขมิเตอร์เริ่มต้นต่อจากห้อง อยู่ที่หัวข้อ นำเข้าข้อมูลครั้งแรก

7. นำเข้าข้อมูลครั้งแรก

ย้ายหอที่เปิดอยู่แล้วเข้าระบบด้วยไฟล์ CSV ทีละขั้น: อาคาร ห้องพัก ผู้เช่า (สร้างสัญญาให้อัตโนมัติ) มิเตอร์เริ่มต้น และผูก LINE - เปิดที่ ตั้งค่า → นำเข้าข้อมูล

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

7.1 ใช้ตอนไหน และเปิดจากที่ไหน

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ถ้าหอของคุณเปิดดำเนินการอยู่แล้วและมีห้อง/ผู้เช่าจำนวนมาก การพิมพ์ทีละรายการจะเสียเวลามาก ให้ใช้หน้า นำเข้าข้อมูล อัปโหลดทีเดียวจากไฟล์ CSV (ไฟล์ตารางที่เปิด/บันทึกได้จาก Excel หรือ Google Sheets)

เปิดหน้านี้

1
ไปที่เมนู ตั้งค่า (อยู่ท้ายช่วง จัดการหอ ของแถบเมนูซ้าย)
2
ในเมนูตั้งค่า เลือก นำเข้าข้อมูล (อยู่ในกลุ่ม ระบบ & ข้อมูล)
3
จะเห็นแถบขั้นตอน 5 ขั้นด้านบน: อาคาร → ห้องพัก → ผู้เช่า → มิเตอร์เริ่มต้น → ผูก LINE

ไม่จำเป็นต้องทำครบทุกขั้นในครั้งเดียว ทุกขั้น (ยกเว้นขั้นแรก) มีปุ่ม ข้ามขั้นตอนนี้ มุมขวาล่าง กลับมาทำต่อทีหลังได้

7.2 วิธีนำเข้าแต่ละขั้น (เหมือนกันหมด)

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

1
กดปุ่ม เทมเพลต มุมขวาบนของขั้นนั้น เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ CSV ตัวอย่างที่มีหัวคอลัมน์ครบและมีตัวอย่างข้อมูลให้ดู
2
เปิดไฟล์ใน Excel หรือ Google Sheets กรอกข้อมูลจริงของคุณลงไป แล้วบันทึกเป็นไฟล์ CSV
3
กลับมาที่หน้านี้ กด เลือกไฟล์ CSV แล้วเลือกไฟล์ที่บันทึกไว้ (หรือคัดลอกข้อมูลมาวางในช่อง วาง CSV ที่นี่ ก็ได้)
4
ระบบจะแสดงตารางตัวอย่างพร้อมบอกว่ากี่แถวผ่าน กี่แถวไม่ผ่าน แถวที่ผ่านมีเครื่องหมายถูกสีเขียว แถวที่ไม่ผ่านมีกากบาทสีแดง
5
ถ้าตัวเลขถูกต้องแล้ว กดปุ่ม นำเข้า (ปุ่มจะบอกจำนวนที่จะนำเข้าให้ด้วย)
6
ดูผลลัพธ์ด้านล่าง ถ้ามีแถวที่ไม่สำเร็จ ระบบจะบอกเลขแถวและสาเหตุ ให้แก้ในไฟล์แล้วนำเข้าเฉพาะแถวที่พลาดใหม่อีกครั้ง

นำเข้าได้สูงสุด 500 แถวต่อครั้ง ถ้ามีมากกว่านั้นให้แบ่งไฟล์เป็นหลายรอบ

แถวหัวคอลัมน์ในไฟล์เทมเพลตไม่ต้องลบ ระบบข้ามให้อัตโนมัติ

7.3 ขั้นที่ 1: อาคาร

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ทุกอย่างที่นำเข้าต่อจากนี้จะถูกผูกกับอาคารที่เลือกในขั้นนี้ ถ้ามีอาคารอยู่แล้วให้เลือกจากรายการ เลือกอาคารที่มีอยู่ แล้วกด ถัดไป ถ้ายังไม่มีให้กรอกในส่วน สร้างอาคารใหม่

ช่องกรอกตอนสร้างอาคารใหม่

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
ชื่ออาคาร	บังคับ	เช่น บ้านสวน เรสซิเดนซ์
ประเภท	-	หอพัก / อพาร์ทเมนท์ / คอนโด / แมนชั่น (ค่าเริ่มต้นคือหอพัก)

กด สร้างและถัดไป แล้วระบบจะสร้างอาคารและพาไปขั้นถัดไปให้เลย รายละเอียดอื่นของอาคาร (ที่อยู่ บัญชีรับเงิน อัตราค่าน้ำ-ไฟ) ค่อยไปกรอกทีหลังที่ ตั้งค่า → อาคาร/หอพัก

7.4 ขั้นที่ 2: ห้องพัก

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

คอลัมน์ในไฟล์ (เรียงตามลำดับนี้)

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
เลขห้อง	บังคับ	ห้ามว่างและห้ามซ้ำภายในอาคารเดียวกัน เช่น 101
ชั้น	-	ตัวเลข เช่น 1 (เว้นว่างได้)
ประเภทห้อง	-	ใส่ชื่อประเภทให้ตรงกับที่สร้างไว้ในเมนู ประเภทห้อง เช่น ห้องแอร์ ถ้าไม่ตรงระบบจะปล่อยว่างไว้
ค่าเช่า/เดือน	-	ตัวเลข ไม่ต้องใส่ลูกน้ำ เช่น 3500
เลขมิเตอร์ไฟ	-	รหัสมิเตอร์ไฟของห้อง (เว้นว่างได้)
เลขมิเตอร์น้ำ	-	รหัสมิเตอร์น้ำของห้อง (เว้นว่างได้)

ห้องที่นำเข้าจะถูกตั้งเป็นค่าน้ำ/ไฟแบบ ตามมิเตอร์ และสถานะ ว่าง โดยอัตโนมัติ ถ้าห้องไหนคิดแบบรวมค่าเช่าให้เข้าไปแก้รายห้องภายหลัง

สร้างประเภทห้องให้เสร็จก่อนนำเข้า (เมนู ประเภทห้อง ในช่วง จัดการหอ) แล้วค่าเช่าและสิ่งอำนวยความสะดวกจะถูกดึงมาให้เอง ไม่ต้องกรอกซ้ำทุกห้อง

7.5 ขั้นที่ 3: ผู้เช่า (สร้างสัญญาให้อัตโนมัติ)

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ขั้นนี้ทำสองอย่างพร้อมกัน: สร้างผู้เช่า และสร้างสัญญาเช่าผูกกับห้องให้เลย ห้องที่ระบุจะเปลี่ยนเป็นสถานะ มีผู้เช่า ทันที

คอลัมน์ในไฟล์ (เรียงตามลำดับนี้)

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
คำนำหน้า	-	เช่น นาย นาง นางสาว (เว้นว่างได้)
ชื่อ	บังคับ	ชื่อจริงของผู้เช่า
นามสกุล	บังคับ	นามสกุลของผู้เช่า
เบอร์	-	เบอร์โทรศัพท์ เช่น 0812345678
เลขห้อง	บังคับ	ต้องตรงกับเลขห้องที่นำเข้าไว้ในขั้นที่ 2
วันเริ่มสัญญา	บังคับ	รูปแบบ ปี-เดือน-วัน เป็นปี ค.ศ. เช่น 2024-01-01 (คือ 1 ม.ค. 2567)
เงินประกัน	-	จำนวนเงินประกันที่รับไว้แล้ว เช่น 7000

วันเริ่มสัญญาต้องเป็นปี ค.ศ. ในไฟล์ (2024-01-01) แม้หน้าจอในระบบจะแสดงเป็น พ.ศ. ก็ตาม ถ้าใส่เป็น 2567 ระบบจะอ่านไม่ผ่าน

รายละเอียดอื่นของผู้เช่า (เลขบัตร สำเนาเอกสาร ผู้ติดต่อฉุกเฉิน ความยินยอม PDPA) ไม่ได้อยู่ในไฟล์นำเข้า ให้เข้าไปเติมรายคนทีหลังที่หน้าผู้เช่า

7.6 ขั้นที่ 4: มิเตอร์เริ่มต้น

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

บันทึกเลขมิเตอร์ ณ วันที่เริ่มใช้ระบบ เพื่อให้รอบบิลถัดไปคำนวณหน่วยที่ใช้ได้ถูกต้อง ระบบจะบันทึกเป็นเลขตั้งต้นของรอบบิลปัจจุบันเท่านั้น ไม่คิดค่าใช้จ่ายจากตัวเลขชุดนี้

คอลัมน์ในไฟล์ (เรียงตามลำดับนี้)

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
เลขห้อง	บังคับ	ต้องตรงกับห้องที่มีอยู่ในระบบ
เลขไฟ	บังคับ	เลขที่อ่านได้จากหน้ามิเตอร์ไฟ เป็นจำนวนเต็ม เช่น 1250
เลขน้ำ	บังคับ	เลขที่อ่านได้จากหน้ามิเตอร์น้ำ เป็นจำนวนเต็ม เช่น 340

ข้ามขั้นนี้ไม่ได้ถ้าอยากให้บิลรอบแรกถูกต้อง เพราะถ้าไม่มีเลขตั้งต้น ระบบจะไม่รู้ว่าผู้เช่าใช้ไปกี่หน่วยในรอบถัดไป

7.7 ขั้นที่ 5: ผูก LINE

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ขั้นสุดท้ายคือสร้าง QR ผูกบัญชี LINE ให้ผู้เช่าทุกคนที่ยังไม่ได้ผูก เพื่อให้พวกเขารับบิลและการแจ้งเตือนผ่าน LINE ได้

1
กดปุ่ม สร้าง QR & ไปหน้าพิมพ์
2
ระบบจะสร้างรหัสผูกบัญชีให้ผู้เช่าทุกคนที่ยังไม่ผูก แล้วพาไปหน้า QR ผูก LINE (ผูกหมู่)
3
พิมพ์ออกมาแจกผู้เช่า หรือส่งรูปให้ทีละคน (ดูรายละเอียดที่หัวข้อ ผูกบัญชี LINE ผู้เช่า)

ถ้ายังไม่พร้อมทำเรื่อง LINE กด เสร็จสิ้น เพื่อจบการนำเข้าและไปหน้าห้องพักได้เลย กลับมาทำขั้นนี้ทีหลังได้เสมอ

8. ผู้เช่าและสัญญา

เพิ่มผู้เช่า (รวมต่างชาติ/PDPA) ทำสัญญาเช่า ปรับค่าเช่า ต่อสัญญา ตรวจห้อง เช็คเอาท์ และคืนเงินประกัน - เมนู ผู้เช่า และ สัญญาเช่า อยู่ต้นช่วง ผู้เช่าและสัญญา

8.1 ผู้เช่า

ทุกคน

เก็บข้อมูลผู้เช่าทั้งหมด รายการแสดงชื่อ เลขบัตร/พาสปอร์ต เบอร์โทร และสถานะ (กำลังเช่า/ย้ายออกแล้ว/บัญชีดำ) เพิ่มผู้เช่าใหม่ด้วยปุ่ม "เพิ่มผู้เช่า"

ข้อมูลในแบบฟอร์มผู้เช่า

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
ชื่อ-นามสกุล	บังคับ	ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น
ชื่อเล่น / เพศ / วันเกิด / สัญชาติ / อาชีพ	-	ไม่บังคับ ใช้ประกอบเอกสาร
ประเภทเอกสาร	บังคับ	บัตรประชาชนไทย หรือ พาสปอร์ต - เลือกแล้วช่องกรอกจะเปลี่ยนตาม
เลขบัตรประชาชน	-	บังคับเมื่อเลือกบัตรไทย (ตรวจรูปแบบ 13 หลัก)
พาสปอร์ต/Work Permit/Visa	-	สำหรับผู้เช่าต่างชาติ - เลขพาสปอร์ต ประเทศที่ออก วันหมดอายุ Work Permit/Visa
สำเนาบัตร/เอกสาร	-	แนบไฟล์ภาพ/PDF ได้หลายไฟล์ (ไม่บังคับ)
เบอร์โทร / LINE ID / อีเมล / ที่อยู่ตามบัตร	-	ข้อมูลติดต่อ
ผู้ติดต่อฉุกเฉิน	-	ชื่อ ความสัมพันธ์ เบอร์โทร
ยินยอม PDPA	-	บันทึกความยินยอมเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (เพื่อทำสัญญา ออกบิล แจ้งเตือน)

หน้ารายละเอียดผู้เช่ายังจัดการยานพาหนะ (ทะเบียนรถ/ที่จอด) ดูสถานะความยินยอม PDPA และเปิดใบแจ้งยอด (statement) ของผู้เช่ารายนั้นได้

8.2 ใบแจ้งยอดผู้เช่า (Statement)

ทุกคน

สรุปบัญชีเดินสะพัดของผู้เช่า: ยอดค้างชำระ/เครดิตคงเหลือ และรายการเดบิต-เครดิตทั้งหมด (เรียกเก็บ ชำระเงิน ใบลดหนี้ เงินประกัน คืนเงิน ปรับยอด) พร้อมยอดคงเหลือสะสม ดาวน์โหลดเป็น PDF ได้

8.3 สร้างสัญญาเช่า

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

1
กด "สร้างสัญญา" เลือกห้อง (เฉพาะห้องว่าง/จอง) และผู้เช่า
2
กำหนดประเภทการเช่า (รายเดือน/รายวัน) วันเริ่ม-สิ้นสุด และค่าเช่า
3
ตั้งเงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า และวันครบกำหนดชำระของแต่ละเดือน
4
ตั้งค่าหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ถ้าผู้เช่าเป็นนิติบุคคล แล้วบันทึก

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
ห้อง / ผู้เช่า	บังคับ	ห้องต้องไม่มีผู้เช่าอยู่ แก้ไม่ได้หลังสร้าง
วันเริ่มสัญญา	บังคับ	วันสิ้นสุด/ระยะเวลา ไม่บังคับ
ค่าเช่า	บังคับ	จำนวนเงินค่าเช่าต่อรอบ
ค่าน้ำ/ไฟ	-	ตามมิเตอร์ หรือ รวมค่าเช่า (เลือก รวมค่าเช่า แล้วกรอกค่าไฟเหมา/ค่าน้ำเหมาได้)
เงินประกัน (เดือน/บาท)	-	ค่าเริ่มต้น 2 เดือน บันทึกวันรับเงินประกันได้
ค่าเช่าล่วงหน้า (เดือน/บาท)	-	ค่าเริ่มต้น 1 เดือน
ครบกำหนดชำระ	-	วันที่ของเดือนที่ต้องชำระ (ค่าเริ่มต้นวันที่ 5)
หัก ณ ที่จ่าย (WHT)	-	เปิดเมื่อผู้เช่านิติบุคคลหักภาษี - ระบุประเภทผู้เช่า เลขผู้เสียภาษี และอัตรา (เริ่มต้น 5%)
เงื่อนไขพิเศษ	-	ข้อตกลงเพิ่มเติม (ไม่บังคับ)

เมื่อสร้างสัญญา ระบบจะเปลี่ยนสถานะห้องเป็น "มีผู้เช่า" ผูกผู้เช่าเข้ากับห้อง และตั้งสถานะผู้เช่าเป็น "กำลังเช่า" ให้อัตโนมัติ

8.4 จัดการสัญญา (ปรับค่าเช่า/ต่อสัญญา/ตรวจห้อง/เช็คเอาท์)

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

สถานะสัญญา

รายการ	ความหมาย
ร่าง	ยังไม่มีผลบังคับ
มีผลบังคับ	สัญญาที่ใช้งานอยู่
หมดอายุ	เลยวันสิ้นสุดแล้ว
ยกเลิกแล้ว	เช็คเอาท์/ปิดสัญญาแล้ว
ต่อสัญญาแล้ว	ถูกแทนที่ด้วยสัญญาใหม่จากการต่อสัญญา

ปุ่มจัดการในหน้ารายละเอียดสัญญา

ปรับค่าเช่า: เปลี่ยนค่าเช่าใหม่พร้อมวันมีผลและเหตุผล (ทำได้เฉพาะสัญญาที่มีผลบังคับ)
ต่อสัญญา: สร้างสัญญาใหม่ต่อเนื่อง สัญญาเดิมเปลี่ยนเป็น "ต่อสัญญาแล้ว"
ตรวจห้อง: บันทึกผลตรวจสภาพห้องตอนเข้า/ตอนออก (ดูหัวข้อถัดไป)
ผู้พักร่วม: เพิ่ม/ลบผู้เช่าร่วมในสัญญาพร้อมสัดส่วนความรับผิด
เช็คเอาท์: ปิดสัญญาและคำนวณคืนเงินประกัน

ปุ่ม ต่อสัญญา และ ตรวจห้อง เปิดให้แพ็กเกจ Starter ขึ้นไป ถ้าใช้แพ็กเกจ Free ปุ่มจะขึ้นรูปกุญแจและกดไม่ได้ ส่วนการสร้างสัญญา แก้ไข และเช็คเอาท์ ใช้ได้ทุกแพ็กเกจ

8.5 ตรวจสภาพห้อง

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

บันทึกสภาพห้องเป็นหลักฐานตอนผู้เช่าเข้าและตอนย้ายออก เพื่อให้การหักค่าเสียหายจากเงินประกันมีเอกสารยืนยันทั้งสองฝ่าย ค่าเสียหายรวมจากการตรวจ ตอนออก จะถูกดึงไปใส่ในฟอร์มเช็คเอาท์ให้อัตโนมัติ

วิธีตรวจ

1
เปิดหน้ารายละเอียดสัญญา แล้วกดปุ่ม ตรวจห้อง
2
เลือกประเภทการตรวจ: ตอนเข้า หรือ ตอนออก
3
ระบบเตรียมรายการมาตรฐานให้ 6 รายการ (ผนัง, พื้น, ประตู/หน้าต่าง, แอร์, สุขภัณฑ์, เฟอร์นิเจอร์) แก้ชื่อรายการ เพิ่ม หรือลบได้ตามจริง
4
แต่ละรายการเลือกสภาพ (ปกติ / ชำรุด / สูญหาย) ใส่ค่าเสียหายเป็นบาท และหมายเหตุ
5
แนบรูปก่อน/หลังเป็นหลักฐาน แล้วติ๊ก ผู้เช่ารับทราบ ถ้าผู้เช่าอยู่ด้วยและยืนยันแล้ว
6
กดบันทึก ผลตรวจจะไปอยู่ในส่วน ประวัติการตรวจห้อง ของสัญญานั้น กดเปิดดูย้อนหลังได้

ถ่ายรูปทุกมุมตอนผู้เช่าเข้าและบันทึกเป็นการตรวจ ตอนเข้า ไว้เสมอ เวลามีข้อโต้แย้งตอนย้ายออกจะมีหลักฐานเทียบให้เห็นชัด ลดปัญหาเรื่องเงินประกัน

ตรวจห้องได้เฉพาะสัญญาที่สถานะ มีผลบังคับ หรือ หมดอายุ เท่านั้น และต้องใช้แพ็กเกจ Starter ขึ้นไป

8.6 เช็คเอาท์ & คืนเงินประกัน

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

เมื่อเช็คเอาท์ ระบบคำนวณเงินคืนสุทธิ = เงินประกัน − หักค่าเสียหาย − หักยอดค้างชำระ (ไม่ต่ำกว่า 0) เลือกวิธีคืน (เงินสด/โอน) และบันทึกได้

หลังเช็คเอาท์ ห้องกลับเป็น "ว่าง" สัญญาเปลี่ยนเป็น "ยกเลิกแล้ว" และผู้เช่าเปลี่ยนเป็น "ย้ายออกแล้ว" โดยอัตโนมัติ

8.7 ผูกบัญชี LINE ผู้เช่า

ทุกคน

ผูกผู้เช่ากับ LINE เพื่อให้รับบิล/ใบเสร็จ/การแจ้งเตือนผ่าน LINE - ผูกทีละคนได้จากปุ่ม "ผูก LINE" ในหน้ารายละเอียดผู้เช่า หรือผูกหลายคนพร้อมกันด้วยปุ่ม "QR ผูก LINE" (หน้า "QR ผูก LINE (ผูกหมู่)") ที่สร้าง QR/รหัส 6 หลักให้ผู้เช่าทุกคนที่ยังไม่ผูก พิมพ์แจกได้

วิธีผูก (ฝั่งผู้เช่า)

1
เพิ่มเพื่อน LINE Official Account ของหอ
2
ส่งรหัส 6 หลักที่ได้รับเข้าไปในแชต
3
ระบบตอบกลับ "ผูกบัญชีสำเร็จ" และเชื่อมบัญชีให้อัตโนมัติ

ต้องตั้งค่า LINE Official Account ที่ ตั้งค่า → การแจ้งเตือน ก่อน ถ้ายังไม่ตั้ง ระบบจะออกได้แค่รหัสตัวอักษร (ไม่มี QR เพิ่มเพื่อนอัตโนมัติ)

9. การจองและเช่ารายวัน

การจองห้องล่วงหน้า (วางเงินจอง แปลงเป็นสัญญา) และการเช่ารายวันพร้อมเช็คอิน/เช็คเอาท์ - สองเมนูนี้อยู่ในช่วง ผู้เช่าและสัญญา

9.1 การจองล่วงหน้า

ทุกคน

เปิดจากเมนู การจองล่วงหน้า ใช้กับผู้ที่จองห้องไว้ก่อนทำสัญญาจริง วางเงินจองและกันห้องไว้จนถึงวันที่กำหนด เมื่อจองแล้วห้องจะเปลี่ยนสถานะเป็น "จอง"

ฟอร์มจองห้อง

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
ห้อง	บังคับ	เลือกได้เฉพาะห้องว่าง
ชื่อผู้จอง	บังคับ	กรอกเบอร์โทรเพิ่มได้ (ไม่บังคับ)
เงินจอง	บังคับ	จำนวนเงินที่วางจอง
วันเข้าพัก / จองถึง	-	วันคาดว่าจะเข้าพัก และวันกันห้องถึง (ไม่บังคับ)
หมายเหตุ	-	ข้อมูลเพิ่มเติม

สถานะการจอง

รายการ	ความหมาย
จองอยู่	กันห้องไว้ รอดำเนินการ
แปลงเป็นสัญญา	ทำสัญญาเช่าจริงแล้ว
ริบแล้ว	ยกเลิก/ริบเงินจอง ห้องกลับเป็นว่าง
หมดอายุ	เลยวันกันห้องโดยไม่ได้ดำเนินการ

การดำเนินการ (เฉพาะรายการที่ยังจองอยู่)

ทำสัญญา: ข้ามไปหน้าสร้างสัญญาโดยเลือกห้องนี้ให้อัตโนมัติ และทำเครื่องหมายการจองเป็น "แปลงเป็นสัญญา"
ยกเลิก/ริบ: ทำเครื่องหมายการจองเป็น "ริบแล้ว" และคืนห้องเป็น "ว่าง"

9.2 เช่ารายวัน

ทุกคน

เปิดจากเมนู เช่ารายวัน สำหรับผู้เข้าพักระยะสั้นแบบรายคืน ระบบคำนวณจำนวนคืนและยอดรวมให้อัตโนมัติ และออกใบเสร็จได้

ฟอร์มจองรายวัน

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
ห้อง	บังคับ	เลือกได้เฉพาะห้องที่ไม่มีสัญญารายเดือนและไม่ได้ซ่อม/ปิด
ชื่อผู้เข้าพัก	บังคับ	เลขบัตร/พาสปอร์ต เบอร์โทร ที่อยู่ ไม่บังคับ
วันเข้าพัก / วันออก	บังคับ	ระบบคำนวณจำนวนคืนจากช่วงวันที่
ราคา/คืน	บังคับ	ยอดรวม = จำนวนคืน × ราคา/คืน
รับชำระแล้ว (บาท)	-	ยอดที่รับชำระแล้ว (ที่เหลือเป็นยอดคงค้าง)

สถานะการเช่ารายวัน และการดำเนินการ

รายการ	ความหมาย
จอง	ยังไม่เข้าพัก - กดเช็คอิน (ห้องเป็นมีผู้เช่า) หรือยกเลิกได้
เข้าพักแล้ว	เช็คอินแล้ว - กดเช็คเอาท์ (ห้องกลับเป็นว่าง) หรือยกเลิกได้
ออกแล้ว	เช็คเอาท์เรียบร้อย
ยกเลิก	ยกเลิกการจอง

ในหน้ารายละเอียดมีปุ่ม "รับชำระ" เมื่อยังมียอดคงค้าง เลือกช่องทาง (เงินสด/โอนเงิน/PromptPay) ระบบจะออกใบเสร็จและตัดยอดให้

10. การเงิน

จดมิเตอร์ ออกใบแจ้งหนี้ (รวม VAT/WHT/คิดตามสัดส่วน) รับชำระเงิน ตัดยอด ตรวจสลิป ใบลดหนี้ และใบกำกับภาษี - เมนูทั้งหมดอยู่ในช่วง การเงิน ของแถบเมนู

10.1 จดมิเตอร์

ทุกคน

เลือกรอบบิล (เดือน) แล้วบันทึกเลขมิเตอร์ไฟ/น้ำของห้องที่คิดค่าน้ำ-ไฟแบบ "ตามมิเตอร์" ระบบจะคำนวณหน่วยที่ใช้และค่าใช้จ่ายให้ (หักหน่วยฟรีตามที่ตั้งไว้)

ฟิลด์ตอนจดมิเตอร์

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
เลขไฟใหม่ / เลขน้ำใหม่	บังคับ	เลขปัจจุบันที่อ่านได้ (หน่วย kWh / ลบ.ม.)
สถานะการอ่าน	บังคับ	ปกติ / ประมาณ (อ่านไม่ได้) / มิเตอร์ครบรอบ / เปลี่ยนมิเตอร์
จำนวนหลักมิเตอร์	-	บังคับเมื่อเลือกหมุนครบรอบหรือเปลี่ยนมิเตอร์ ใช้คำนวณหน่วยที่ข้ามรอบ
เลขมิเตอร์เก่า/ใหม่ (กรณีเปลี่ยน)	-	เลขสุดท้ายมิเตอร์เก่าและเลขเริ่มมิเตอร์ใหม่ ทั้งไฟและน้ำ
เป็นรายการปรับยอด (adjustment)	-	สวิตช์เปิดเมื่อต้องการบันทึกเป็นรายการแก้ไข/ปรับยอด ไม่ใช่การจดรอบปกติ
หมายเหตุ / รูปถ่ายมิเตอร์	-	ไม่บังคับ ใช้ประกอบหลักฐาน

ถ้าห้องคิดค่าน้ำ-ไฟตามมิเตอร์ ต้องจดมิเตอร์ของรอบนั้นก่อน จึงจะออกบิลได้ (ระบบจะกันไว้ไม่ให้ออกบิลก่อนจด)

10.2 ใบแจ้งหนี้ (ออกบิล)

ทุกคน

ออกบิล

1
กด "สร้างบิล" เลือกสัญญาและรอบบิล ระบบจะเสนอรายการให้อัตโนมัติ (ค่าเช่า + ค่าน้ำ/ไฟตามมิเตอร์)
2
เพิ่ม/แก้รายการได้ เช่น ค่าอินเทอร์เน็ต ที่จอดรถ ค่าส่วนกลาง ค่าปรับ ฯลฯ
3
เปิด "คิดตามสัดส่วนวัน" ได้ ถ้าเข้า/ออกกลางเดือน
4
ตรวจยอดรวม (VAT/WHT/ยอดยกมา) แล้วบันทึก

ระบบคำนวณให้อัตโนมัติ

VAT: คำนวณตามการตั้งค่าภาษีของหอ (จดทะเบียน VAT + ราคารวม/ไม่รวม VAT)
หัก ณ ที่จ่าย (WHT): หักจากค่าเช่าตามอัตราในสัญญา ถ้าเปิดใช้
ยอดยกมา: รวมยอดค้างจากบิลก่อนหน้าที่ยังไม่ปิด

สถานะบิล

รายการ	ความหมาย
ร่าง	ยังไม่ออกบิล
ออกบิลแล้ว	รอชำระเต็มจำนวน
ชำระบางส่วน	รับชำระแล้วบางส่วน
ชำระครบ	ปิดบิลครบ
เกินกำหนด	เลยวันครบกำหนดแล้วยังไม่ชำระครบ
ยกเลิก	ยกเลิกบิล (ทำได้เฉพาะบิลที่ยังไม่มีการชำระ)

ในหน้ารายละเอียดบิล

ดาวน์โหลด PDF ของบิล และแสดง QR PromptPay/บัญชีรับเงินถ้ามียอดค้าง
ใบกำกับภาษี: เปิดได้เมื่อบิลมี VAT และยังไม่ถูกยกเลิก (พิมพ์/ดาวน์โหลดได้ รองรับทั้งแบบเต็มและอย่างย่อ)
ออกใบลดหนี้: ลดยอดบิล (เฉพาะบิลที่ไม่ใช่ร่าง/ยกเลิก)
ยกเลิกบิล: ระบุเหตุผล (เฉพาะบิลที่ยังไม่มีการชำระ) - สงวนสิทธิ์เจ้าของ/ผู้จัดการ

10.3 รับชำระเงิน & ตัดยอด

ทุกคน

1
กด "รับชำระเงิน" เลือกผู้เช่า (แสดงเฉพาะผู้ที่มีบิลค้าง)
2
กรอกจำนวนเงิน เลือกช่องทาง (เงินสด/โอนเงิน/PromptPay)
3
เลือกวิธีตัดยอด: "อัตโนมัติ (บิลเก่าก่อน)" (ตัดบิลเก่าสุดก่อนให้เอง) หรือ "เลือกบิลเอง" (เลือกบิลที่จะตัด)
4
แนบสลิปถ้าโอน/PromptPay แล้วบันทึก - ระบบออกใบเสร็จและตัดยอดบิลให้

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
จำนวนเงิน	บังคับ	ยอดที่รับชำระ
วิธีชำระ	บังคับ	เงินสด / โอนเงิน / PromptPay
รับเงิน (กรณีเงินสด)	-	ใช้คำนวณเงินทอน
เลขอ้างอิง/สลิป	-	บังคับเมื่อไม่ใช่เงินสด แนบสลิปเพื่อตรวจสอบอัตโนมัติ
การตัดยอด	บังคับ	อัตโนมัติ (บิลเก่าก่อน) หรือ เลือกบิลเอง

ถ้ารับเงินเกินยอดค้าง ส่วนเกินจะเก็บเป็น "เครดิตคงเหลือ" ของผู้เช่า นำไปตัดบิลครั้งถัดไปได้

10.4 สลิปรอตรวจ (จากผู้เช่า)

ทุกคน

สลิปที่ผู้เช่าส่งมา (เช่น ผ่าน LINE) จะมารออยู่ในหน้า "สลิปรอตรวจ" เปิดได้จากเมนู การชำระเงิน แล้วกดปุ่ม "สลิปรอตรวจ" มุมขวาบน (ปุ่มจะมีตัวเลขกำกับถ้ามีสลิปค้าง และหน้าการชำระเงินยังมีการ์ดสรุปจำนวนสลิปที่รออยู่ด้วย) ระบบตรวจอัตโนมัติด้วย SlipOK ว่ายอดตรง ไม่ซ้ำ และเป็นการโอนจริงหรือไม่

ผลตรวจสลิป

รายการ	ความหมาย
รอตรวจสอบ	รอเจ้าหน้าที่ยืนยัน
ตรวจผ่าน	ตรวจผ่านอัตโนมัติ
ยอดไม่ตรง	จำนวนเงินบนสลิปไม่ตรงกับที่คาด
บัญชีผู้รับไม่ตรง	บัญชีปลายทางบนสลิปไม่ตรงกับบัญชีรับเงินของหอ
สลิปซ้ำ	ตรวจพบรายการซ้ำ
ตรวจไม่ผ่าน	ตรวจสอบไม่สำเร็จ ต้องตรวจด้วยตนเอง

ยืนยัน: สร้างใบเสร็จจากสลิปและตัดยอดบิลให้
ปิด: ปฏิเสธสลิปและนำออกจากรายการรอตรวจ

10.5 บัญชีเดินสะพัด & ใบลดหนี้

ทุกคน

ทุกการเรียกเก็บ/ชำระ/ลดหนี้/เงินประกัน/คืนเงิน/ปรับยอด ถูกบันทึกเป็นรายการในบัญชีเดินสะพัดของผู้เช่า (ดูได้ที่ใบแจ้งยอด) ยอดบวก = ผู้เช่าค้างชำระ, ยอดลบ = มีเครดิต

ใบลดหนี้ใช้เมื่อต้องการลดยอดบิลที่ออกไปแล้ว (เช่น คิดเกิน/ส่วนลดย้อนหลัง) ระบุเหตุผลและรายการที่ลด ระบบจะออกเลขใบลดหนี้และปรับยอดบิลให้

10.6 รายจ่าย & กำไรขาดทุน

ทุกคน

เปิดจากเมนู รายจ่าย (เมนูสุดท้ายของช่วง การเงิน) ใช้บันทึกรายจ่ายของกิจการ (ค่าน้ำ/ไฟที่จ่ายผู้ให้บริการ ค่าซ่อมบำรุง เงินเดือน ค่าส่วนกลาง ฯลฯ) เพื่อให้รายงานกำไร-ขาดทุน หักรายจ่ายออกจากรายรับ เห็นกำไรสุทธิเบื้องต้น - เมนูนี้แสดงเฉพาะเจ้าของ/ผู้จัดการ

ฟิลด์ตอนบันทึกรายจ่าย

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
หมวด	บังคับ	เลือกจากหมวดที่มีให้ เช่น ค่าน้ำ/ไฟ (จ่ายผู้ให้บริการ) ซ่อมบำรุง ทำความสะอาด/ส่วนกลาง รักษาความปลอดภัย เงินเดือน/ค่าแรง อินเทอร์เน็ต วัสดุสิ้นเปลือง ภาษี/ค่าธรรมเนียม ประกันภัย การตลาด ค่าบริหารจัดการ และอื่น ๆ
จำนวนเงิน	บังคับ	ยอดที่จ่าย (บาท)
วันที่	บังคับ	วันที่เกิดรายจ่าย ใช้จัดงวด/คิด P&L
อาคาร	-	เลือกได้ ถ้าเว้นว่าง = ทั้งกิจการ
ผู้รับเงิน / เลขอ้างอิง / ใบเสร็จ	-	ไม่บังคับ ใช้ประกอบหลักฐาน
วันที่จ่ายจริง	-	เว้นว่าง = ยังไม่จ่าย (ค้างจ่าย)

รายจ่ายที่เกิดทุกเดือน (เงินเดือน/เน็ต/ค่าส่วนกลาง) กด "ทำซ้ำจากเดือนก่อน" เพื่อคัดลอกของเดือนก่อนมาทั้งชุด แล้วแก้ยอดที่เปลี่ยน (ระบบกันลงซ้ำถ้าเดือนนี้มีรายการแล้ว)

P&L คิดกำไรสุทธิ = รวมรายรับ − รวมรายจ่าย ตามเกณฑ์วันที่เกิดรายการ โดย VAT และหัก ณ ที่จ่ายเป็นภาษีนำส่ง ไม่นับเป็นรายจ่าย

11. รายงาน

รายงานรายได้ ยอดค้างชำระ รายได้รายปี กำไร-ขาดทุน สัญญา ประวัติผู้เช่า และมิเตอร์ พร้อมส่งออก CSV

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

11.1 ภาพรวมรายงาน

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

เมนู รายงาน อยู่ในช่วง จัดการหอ ของแถบเมนู กดที่ชื่อเมนูแล้วจะขยายให้เลือกรายงานย่อย เปิดให้เจ้าของและผู้จัดการเท่านั้น พนักงานจะไม่เห็นเมนูนี้

รายงานที่มี

รายการ	ความหมาย
ภาพรวม	หน้าแรกของเมนูรายงาน - รายได้ตามประเภท บิลค้างชำระ และสรุปสถานะห้องของรอบบิลปัจจุบัน ส่งออก CSV ได้แต่ละตาราง
รายได้รายปี	กราฟแท่งรายได้รายเดือนตลอดทั้งปี (เลือกปีได้) แสดงปีเป็น พ.ศ. - ต้องใช้แพ็กเกจที่มีรายงานขั้นสูง
กำไร-ขาดทุน	สรุปรายรับแยกประเภท หักรายจ่ายตามหมวด แสดงกำไร/ขาดทุนสุทธิรายปี (เลือกปีได้) ส่งออกรายจ่าย CSV ได้ - ต้องใช้แพ็กเกจที่มีรายงานขั้นสูง
สัญญา	สรุปจำนวนสัญญาตามสถานะ (มีผลบังคับ / ใกล้หมด ≤30 วัน / ต่อสัญญาแล้ว / หมดอายุ / ยกเลิก) พร้อมตารางสัญญาที่ใช้งานอยู่เรียงตามวันหมดอายุ
ประวัติผู้เช่า	ยอดเรียกเก็บ/ชำระแล้ว/คงค้าง แยกรายผู้เช่า ค้นหาและส่งออก CSV ได้
มิเตอร์	หน่วยไฟ/น้ำที่ใช้และค่าใช้จ่ายแยกตามห้องและรอบบิล กรองตามรอบบิลและส่งออก CSV ได้

11.2 กำไร-ขาดทุน

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

รวมรายรับ (บิลที่ออกในปี + ค่าเช่ารายวัน) แล้วหักรายจ่ายที่บันทึกไว้ตามหมวด เพื่อดูกำไร/ขาดทุนสุทธิเบื้องต้นของกิจการรายปี เลือกดูย้อนหลัง/ปีถัดไปได้

คิดตามเกณฑ์วันที่เกิดรายการ (รายรับนับตามวันออกบิล รายจ่ายนับตามวันที่รายจ่าย) ส่วน VAT และหัก ณ ที่จ่ายเป็นภาษีนำส่ง ไม่นับเป็นรายได้/รายจ่าย จึงแยกแสดงต่างหาก

บันทึกรายจ่ายได้ที่เมนู การเงิน → รายจ่าย (ดูหัวข้อ "รายจ่าย & กำไรขาดทุน" ในคู่มือการเงิน) ถ้ายังไม่บันทึกรายจ่าย รายงานจะแสดงเฉพาะฝั่งรายรับ

11.3 การส่งออกข้อมูล

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ตารางรายงานส่วนใหญ่มีปุ่มส่งออก (ได้ไฟล์ CSV หัวคอลัมน์ภาษาไทย จำนวนเงินเป็นบาท) นำไปเปิดใน Excel/Google Sheets เพื่อทำบัญชีหรือส่งให้ผู้สอบบัญชีได้

แม้บัญชีจะถูกล็อก (read-only) จากการค้างชำระแพ็กเกจ ก็ยังดูและส่งออกรายงานได้ตามปกติ

12. ประกาศหอ

สร้างและส่งประกาศถึงผู้เช่าผ่าน LINE และในแอป เลือกกลุ่มเป้าหมาย แนบรูป และตั้งเวลาส่ง - เมนู ประกาศหอ อยู่ในช่วง จัดการหอ

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

12.1 สร้างประกาศ

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ฟอร์มประกาศ

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
หัวข้อ	บังคับ	ชื่อประกาศ
เนื้อหา	บังคับ	รายละเอียดที่จะส่งถึงผู้เช่า
กลุ่มเป้าหมาย	บังคับ	ทุกห้อง / ตามอาคาร / ตามชั้น / เลือกห้อง (เลือกเจาะจงห้องที่ต้องการได้)
ช่องทาง	บังคับ	LINE / ในแอป / ทั้งสองช่องทาง
รูปแนบ	-	แนบรูป (JPG/PNG ไม่เกิน 10MB) ไม่บังคับ
ตั้งเวลาส่ง	-	เว้นว่าง = บันทึกเป็นร่างแล้วกดส่งเอง / ใส่เวลา = ส่งตามเวลาที่ตั้ง

สถานะประกาศ

รายการ	ความหมาย
ร่าง	บันทึกไว้ ยังไม่ส่ง - กดส่งเองได้ภายหลัง
ตั้งเวลา	รอส่งตามเวลาที่กำหนด (ระบบส่งให้อัตโนมัติ)
ส่งแล้ว	ส่งเรียบร้อย แสดงจำนวนสำเร็จ/ล้มเหลว - ส่งซ้ำไม่ได้

การส่งผ่าน LINE จะถึงเฉพาะผู้เช่าที่ผูกบัญชี LINE แล้วเท่านั้น และนับรวมในโควต้าข้อความ/เดือนของหอ (ดูที่ ตั้งค่า → การแจ้งเตือน)

13. ตั้งค่า

อาคาร อัตราค่าบริการ ค่าตั้งต้น ผู้ใช้และสิทธิ์ ภาษี เลขเอกสาร เทมเพลตสัญญา ตรวจสลิป การแจ้งเตือน LINE แพ็กเกจ ความปลอดภัย และบันทึกกิจกรรม - เมนู ตั้งค่า อยู่ท้ายช่วง จัดการหอ เปิดแล้วมีเมนูย่อยของตัวเองอีกชั้น

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

13.1 เมนูตั้งค่ามีอะไรบ้าง

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

เมื่อเปิดเมนู ตั้งค่า จะมีรายการย่อยแบ่งเป็น 3 กลุ่ม (บนมือถือจะเป็นแถบเลื่อนซ้าย-ขวาด้านบน บนคอมพิวเตอร์จะเป็นรายการด้านซ้าย) รายการที่บทบาทของคุณเข้าไม่ได้จะไม่แสดง

หอพัก & องค์กร

รายการ	ความหมาย
อาคาร/หอพัก	ข้อมูลอาคาร บัญชีรับเงิน อัตราค่าน้ำ-ไฟ และค่าตั้งต้น (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
ผู้ใช้งาน & สิทธิ์	เพิ่ม/นำสมาชิกทีมออก และกำหนดบทบาท (เฉพาะเจ้าของ)

การเงิน & เอกสาร

รายการ	ความหมาย
ภาษี (VAT)	เปิด/ปิดการคิด VAT และอัตราภาษี (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
รูปแบบเลขเอกสาร	รูปแบบเลขที่บิล ใบเสร็จ สัญญา การจอง ใบลดหนี้ (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
เทมเพลตสัญญาเช่า	ข้อความสัญญาที่ใช้ตอนพิมพ์ PDF (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
ตรวจสลิป (SlipOK)	เชื่อมบริการตรวจสลิปโอนเงินอัตโนมัติ (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
แพ็กเกจ & การชำระเงิน	แพ็กเกจปัจจุบัน เพดานห้อง/ผู้ใช้ และการต่ออายุ (เฉพาะเจ้าของ)

ระบบ & ข้อมูล

รายการ	ความหมาย
การแจ้งเตือน	เชื่อม LINE Official Account และตั้งค่าการแจ้งเตือนผู้เช่า (เจ้าของ/ผู้จัดการ)
ความปลอดภัย	นโยบายการเข้าสู่ระบบของทั้งหอ เช่น เข้าได้ครั้งละ 1 อุปกรณ์ (เฉพาะเจ้าของ - ดูหัวข้อ จัดการอุปกรณ์ & ความปลอดภัย)
อุปกรณ์สมาชิก	ดูและสั่งออกจากระบบเครื่องของสมาชิกในหอ (เฉพาะเจ้าของ - ดูหัวข้อ จัดการอุปกรณ์ & ความปลอดภัย)
บันทึกกิจกรรม	ประวัติการกระทำทั้งหมดในหอ (เฉพาะเจ้าของ)
นำเข้าข้อมูล	นำเข้าอาคาร ห้อง ผู้เช่า และมิเตอร์เริ่มต้นจากไฟล์ CSV (เจ้าของ/ผู้จัดการ - ดูหัวข้อ นำเข้าข้อมูลครั้งแรก)

การตั้งค่าส่วนตัวของคุณเอง (ชื่อที่แสดง รหัสผ่าน ธีมสว่าง/มืด อุปกรณ์ของฉัน) ไม่ได้อยู่ในเมนูนี้ แต่อยู่ที่เมนูผู้ใช้มุมซ้ายล่าง → บัญชีของฉัน

13.2 อาคาร/หอพัก

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

จัดการอาคารแต่ละแห่ง หน้ารายละเอียดอาคารมี 3 แท็บ: ข้อมูลอาคาร, อัตราค่าบริการ, ค่าตั้งต้น

แท็บข้อมูลอาคาร

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
ชื่ออาคาร / ประเภท	บังคับ	หอพัก / อพาร์ทเมนท์ / คอนโด / แมนชั่น
ที่อยู่ / เบอร์โทร / เลขผู้เสียภาษี	-	ใช้บนบิลและใบกำกับภาษี
บัญชีรับเงิน	-	ชื่อบัญชี ธนาคาร เลขบัญชี และ PromptPay ID (ใช้สร้าง QR บนบิลและตรวจสลิป)
สิ่งอำนวยความสะดวก / กฎระเบียบ	-	WiFi ที่จอดรถ CCTV ฯลฯ และข้อบังคับของหอ

แท็บอัตราค่าบริการ

ค่าไฟฟ้า / ค่าน้ำ: เลือกแบบเหมา หรือ ต่อหน่วย พร้อมกำหนดหน่วยฟรี
ค่าบริการอื่น: อินเทอร์เน็ต ที่จอดรถ ค่าส่วนกลาง (ใช้เป็นค่าตั้งต้นในบิล)

แท็บค่าตั้งต้น

เงินประกัน/ค่าเช่าล่วงหน้า (เดือน) และวันครบกำหนดชำระ
ค่าปรับจ่ายช้า: รูปแบบ (ต่อวัน/ต่อเดือน/เปอร์เซ็นต์) จำนวน วันผ่อนผัน เพดาน และการทบเดือนถัดไป
แจ้งย้ายออกล่วงหน้า (วัน) และรอบบิลเริ่ม/สิ้นสุดวันที่

ลบอาคารได้เฉพาะเจ้าของ (เป็นการเก็บถาวร) ค่าปรับจ่ายช้าจะถูกนำไปคิดอัตโนมัติกับบิลที่เกินกำหนดผ่านงานเบื้องหลังประจำวัน

13.3 ผู้ใช้งาน & สิทธิ์

เฉพาะ เจ้าของ

เฉพาะเจ้าของ - เพิ่มสมาชิกทีม กำหนดบทบาท (เจ้าของ/ผู้จัดการ/พนักงาน) และนำออกได้

ผู้ที่จะเพิ่มต้องมีบัญชีในระบบก่อน (ลงทะเบียนด้วยอีเมลนั้น) และต้องเหลือเจ้าของอย่างน้อย 1 คนเสมอ

13.4 ภาษี (VAT)

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
จดทะเบียน VAT	-	เปิดเพื่อให้ระบบคิด VAT และออกใบกำกับภาษี
อัตรา VAT (%)	-	ค่าเริ่มต้น 7
ราคารวม VAT แล้ว	-	เปิด = ราคาที่กรอกรวม VAT แล้ว / ปิด = บวก VAT เพิ่มจากราคา

13.5 รูปแบบเลขเอกสาร

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

กำหนดรูปแบบเลขที่เอกสารแต่ละประเภท (ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา การจอง ใบลดหนี้) ระบบสร้างเลขแบบต่อเนื่องไม่ซ้ำ ไม่กระโดด

โทเคนในรูปแบบ

{BBBB}/{BB} = ปี พ.ศ. 4/2 หลัก, {YYYY}/{YY} = ปี ค.ศ. 4/2 หลัก, {MM} = เดือน
{SEQ:n} = เลขลำดับเติมศูนย์ n หลัก เช่น INV-{BBBB}-{SEQ:5} → INV-2567-00001
ตั้งการรีเซ็ตลำดับ: รายปี / รายเดือน / ไม่รีเซ็ต และเลขเริ่มต้น

13.6 เทมเพลตสัญญาเช่า

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

ปรับข้อความสัญญาเช่าที่ใช้ตอนพิมพ์/ดาวน์โหลด PDF - แก้ชื่อหัวเอกสาร เพิ่ม/ลบ/สลับลำดับข้อสัญญา (หัวข้อ + เนื้อหา) และคืนค่าเริ่มต้นได้

ใช้ตัวแปรแทนค่าจริงตอนพิมพ์ เช่น {tenantName} {rentAmount} {depositAmount} {startDate} {endDate} ระบบจะแทนค่าให้อัตโนมัติ
ตัวแปรที่ไม่มีข้อมูลจะถูกแทนด้วยเส้นประให้เซ็น/กรอกด้วยมือ
ปุ่ม "เพิ่มข้อสัญญา" / ลูกศรขึ้น-ลง จัดลำดับข้อ / "คืนค่าเริ่มต้น" เพื่อกลับไปใช้ข้อความมาตรฐาน (อย่าลืมกดบันทึก)

ข้อความเริ่มต้นเป็นเพียงตัวอย่างเพื่อความสะดวก โปรดปรับให้สอดคล้องกับ พ.ร.บ.หอพัก และประกาศ สคบ. ที่บังคับใช้กับกิจการของท่าน

13.7 ตรวจสลิป (SlipOK)

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

เชื่อมต่อบริการ SlipOK เพื่อให้ระบบตรวจสลิปโอนเงินอัตโนมัติ (ยอดตรง ไม่ซ้ำ บัญชีปลายทางถูกต้อง) สมัครและขอ API Key + Branch ID ได้ที่ slipok.com (ของหอเอง)

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
API Key	บังคับ	คีย์จากบัญชี SlipOK ของหอ (กดไอคอนตาเพื่อแสดง/ซ่อนได้)
Branch ID	บังคับ	รหัสสาขาจาก SlipOK

บัญชีที่ลงทะเบียนกับ SlipOK ต้องตรงกับบัญชีรับเงินของหอ (ตั้งที่ อาคาร/หอพัก) ไม่งั้นสลิปที่ตรวจผ่านจะตกไป "รอตรวจสอบ" - ถ้าเว้นว่างไว้ ระบบจะข้ามการตรวจอัตโนมัติและให้ตรวจสลิปเอง

13.8 การแจ้งเตือน

เฉพาะ เจ้าของ / ผู้จัดการ

เชื่อมต่อ LINE Official Account

ฟิลด์	จำเป็น	คำอธิบาย
Channel Access Token / Channel Secret	-	จาก LINE Developers Console
LINE OA ID	-	เช่น @yourdorm - ใช้สร้าง QR เพิ่มเพื่อนและผูกบัญชีผู้เช่า

ตั้งค่าการแจ้งเตือน

เปิด/ปิดการแจ้งเตือน: ออกบิล / เกินกำหนด / ยืนยันเมื่อชำระเงิน (เสริม) - การแจ้งเตือนแบบ "เสริม" จะถูกงดเมื่อใช้โควต้าข้อความเดือนนั้นครบ
จำนวนวันเตือนก่อนครบกำหนด และเตือนสัญญาใกล้หมด
โควต้า push/เดือน (0 = ไม่จำกัด) แจ้งเตือนเมื่อใช้ถึง 80%
ปรับข้อความเทมเพลตได้ ใช้ตัวแปร เช่น {invoiceNumber} {roomNumber} {amount} {dueDate}

ตั้ง Webhook URL ในคอนโซล LINE ให้ชี้มาที่ /api/webhooks/line เพื่อให้การผูกบัญชีและรับข้อความทำงานได้

13.9 แพ็กเกจ & การชำระเงิน

เฉพาะ เจ้าของ

เฉพาะเจ้าของ - ดูแพ็กเกจปัจจุบัน จำนวนห้อง/ผู้ใช้ที่ใช้เทียบกับเพดาน วันต่ออายุ และอัปเกรด/ดาวน์เกรดแพ็กเกจ

แพ็กเกจและเพดาน

รายการ	ความหมาย
Free	10 ห้อง · 2 ผู้ใช้ - เหมาะกับหอเล็ก/ทดลองใช้
Starter	50 ห้อง · 5 ผู้ใช้ (เลือกชำระรายเดือนหรือรายปีผ่าน PromptPay) - เหมาะกับหอ 10-50 ห้อง
Professional	250 ห้อง · ผู้ใช้ไม่จำกัด - เหมาะกับหอใหญ่/หลายอาคาร

ฟีเจอร์ไหนต้องใช้แพ็กเกจไหน

รายการ	ความหมาย
ใช้ได้ทุกแพ็กเกจ (Free ขึ้นไป)	จัดการห้องและผู้เช่า, สร้าง/แก้ไขสัญญาเช่า, เช็คเอาท์และคืนเงินประกัน, จดมิเตอร์, ออกบิลและรับชำระเงิน, รายงานพื้นฐาน
Starter ขึ้นไป	ต่อสัญญา, ตรวจสภาพห้อง, แจ้งเตือนและรับสลิปผ่าน LINE, ตรวจสลิปอัตโนมัติ, ออกบิลอัตโนมัติ, ส่งออกข้อมูล CSV
Professional เท่านั้น	หลายอาคารในหอเดียว, ใบกำกับภาษีและหัก ณ ที่จ่าย, รายงานขั้นสูง (กำไร-ขาดทุน / รายได้รายปี)

ปุ่มของฟีเจอร์ที่แพ็กเกจปัจจุบันยังไม่มี จะขึ้นรูปกุญแจและกดไม่ได้ ไม่ใช่ปุ่มเสีย ถ้าต้องการใช้ให้อัปเกรดแพ็กเกจที่หน้านี้

ถ้าค้างชำระ/ยกเลิกแพ็กเกจ บัญชีจะถูกล็อกเป็น read-only - ดู/ส่งออกข้อมูลได้ แต่สร้างห้อง/สัญญา/บิลใหม่ไม่ได้จนกว่าจะต่ออายุ การดาวน์เกรดต้องเก็บถาวรห้องส่วนเกินให้อยู่ในเพดานก่อน

13.10 บันทึกกิจกรรม (Audit Log)

เฉพาะ เจ้าของ

เฉพาะเจ้าของ - ดูประวัติการกระทำ (เวลา ผู้ใช้ การกระทำ และรายการที่กระทบ) ค้นหา กรองตามหมวดหมู่/การกระทำ/ช่วงวันที่ และส่งออก CSV ได้ กดปุ่มดูรายละเอียดที่ท้ายแถวเพื่อดูค่าก่อน-หลัง IP และอุปกรณ์ หน้านี้เปิดมาที่ 30 วันล่าสุด ถ้าต้องการย้อนไกลกว่านั้นให้ปรับช่วงวันที่ด้านบน

แถวที่มีป้าย แพลตฟอร์ม คือการกระทำที่ทีมผู้ให้บริการทำกับองค์กรของคุณ (เช่น ระงับองค์กร) ไม่ใช่คนในหอของคุณ

13.11 บัญชีผู้ใช้ของฉัน

ทุกคน

เข้าได้จากเมนูผู้ใช้ (มุมล่างซ้ายของแถบเมนู) → บัญชีของฉัน ไม่ได้อยู่ในเมนูตั้งค่า ทุกผู้ใช้แก้ชื่อที่แสดงของตนเองได้ที่หน้านี้ (อีเมลแก้ไม่ได้ และมีป้ายบอกสถานะการยืนยันอีเมล)

14. แอดมินระบบ (เบื้องหลัง)

งานอัตโนมัติประจำวัน (cron) การเชื่อมต่อภายนอก (LINE/Beam/SlipOK) พอร์ทัลผู้เช่า และการล็อกบัญชี

เฉพาะ เจ้าของ

14.1 งานอัตโนมัติประจำวัน (Cron)

ทุกคน

ระบบมีงานเบื้องหลังที่ทำงานตามเวลา (ผ่าน Vercel Cron) ทุกงานต้องมีคีย์ลับ (CRON_SECRET) จึงเรียกได้ ทำงานโดยอ้างเวลาไทย และออกแบบให้กันการทำซ้ำในรอบเดียวกัน

งานที่มี

รายการ	ความหมาย
auto-invoice	ออกบิลให้สัญญารายเดือนที่มีผลบังคับโดยอัตโนมัติ ข้ามถ้ามีบิลรอบนั้นแล้ว/บัญชีถูกล็อก/ยังไม่จดมิเตอร์ (ห้องตามมิเตอร์)
due-reminder	เตือนผู้เช่าก่อนถึงวันครบกำหนด ตามจำนวนวันที่ตั้งไว้
overdue-check	เปลี่ยนบิลที่เลยกำหนดเป็น "เกินกำหนด" และแจ้งเตือน
late-fee-accrual	คิด/อัปเดตค่าปรับจ่ายช้าบนบิลที่เกินกำหนด ตามค่าตั้งต้นของอาคาร
contract-expiry	แจ้งเตือนสัญญาใกล้หมด และเปลี่ยนสัญญาที่เลยวันสิ้นสุดเป็น "หมดอายุ"
scheduled-announcement	ส่งประกาศที่ตั้งเวลาไว้เมื่อถึงเวลา

ถ้าการแจ้งเตือน/ออกบิลอัตโนมัติไม่ทำงาน ให้ตรวจว่า Cron ถูกตั้งใน Vercel และตั้งค่า CRON_SECRET ตรงกัน รวมถึง LINE และการแจ้งเตือนเปิดใช้งานอยู่

14.2 การเชื่อมต่อภายนอก (Webhook)

ทุกคน

รายการ	ความหมาย
LINE (/api/webhooks/line)	รับข้อความผูกบัญชี (รหัส 6 หลัก) และเหตุการณ์จาก LINE OA ตรวจลายเซ็นและกันเหตุการณ์ซ้ำ
Beam (/api/webhooks/beam)	รับผลชำระแพ็กเกจ (รายเดือน/รายปี) ผ่าน PromptPay ตรวจลายเซ็น กันซ้ำ ตรวจยอดให้ตรงราคาแพ็กเกจ แล้วบันทึกประวัติการชำระ
SlipOK	ตรวจสลิปโอนเงินอัตโนมัติ (ยอดตรง/ไม่ซ้ำ/โอนจริง) ใช้ในขั้นตอนรับชำระและสลิปรอตรวจ

การเชื่อมต่อทั้งหมดต้องตั้งค่าคีย์/Secret ให้ถูกต้องในตัวแปรสภาพแวดล้อม (environment) ของระบบ ถ้ายังไม่ตั้ง ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง (QR/แจ้งเตือน LINE/ชำระแพ็กเกจ/ตรวจสลิป) จะใช้งานไม่ได้

14.3 พอร์ทัลผู้เช่า (LIFF)

ทุกคน

ผู้เช่าที่ผูก LINE แล้วเปิดพอร์ทัลผ่าน LINE เพื่อดูบิล/ยอดค้าง และส่งสลิปการโอนได้เอง สลิปที่ส่งจะไปอยู่ในหน้า "สลิปรอตรวจ" ของเจ้าหน้าที่

14.4 การล็อกบัญชี (Read-only)

ทุกคน

เมื่อแพ็กเกจค้างชำระหรือถูกยกเลิก องค์กรจะเข้าสู่โหมด read-only โดยอัตโนมัติ ยังเข้าดูและส่งออกข้อมูลได้ แต่สร้างห้อง/สัญญา/บิลใหม่ไม่ได้ รวมถึง auto-invoice จะข้ามองค์กรนั้น จนกว่าจะต่ออายุแพ็กเกจ

15. คำถามที่พบบ่อย

รวมคำถามที่เจ้าของหอและผู้ใช้งานถามบ่อยที่สุด

ต้องติดตั้งโปรแกรมไหม?

ไม่ต้อง Roomlix ใช้งานผ่านเบราว์เซอร์บนมือถือหรือคอมพิวเตอร์ได้ทันที เพียงเข้าสู่ระบบด้วยอีเมลและรหัสผ่าน

อยากลองดูก่อนสมัครได้ไหม?

ได้ ที่หน้าเข้าสู่ระบบกดปุ่ม ทดลองใช้งาน แล้วเลือกบทบาท (เจ้าของ / ผู้จัดการ / พนักงาน) ระบบจะพาเข้าไปดูข้อมูลตัวอย่างได้เลย

ดูแลหลายหอ/หลายอาคารในบัญชีเดียวได้ไหม?

ได้ ข้อมูลของแต่ละหอ (องค์กร) แยกจากกันโดยสมบูรณ์ ถ้าดูแลหลายหอให้สลับหอที่ตัวสลับองค์กรมุมซ้ายบนก่อนทำงานทุกครั้ง ส่วนหลายอาคารในหอเดียวกันก็เพิ่มได้ที่ ตั้งค่า → อาคาร/หอพัก

ลืมรหัสผ่าน ทำอย่างไร?

ที่หน้าเข้าสู่ระบบ กดลิงก์ ลืมรหัสผ่าน? กรอกอีเมลที่ใช้สมัคร ระบบจะส่งลิงก์ตั้งรหัสผ่านใหม่ให้ทางอีเมล (ลิงก์ใช้ได้ภายใน 1 ชั่วโมง หากไม่เจอให้ดูในกล่องจดหมายขยะ)

ผู้เช่าจ่ายค่าเช่าและส่งสลิปอย่างไร?

ระบบรองรับการรับชำระผ่าน PromptPay และตรวจสลิปอัตโนมัติ เมื่อบันทึกการชำระเงินจะตัดยอดในใบแจ้งหนี้และออกใบเสร็จให้ ดูรายละเอียดได้ที่หัวข้อการเงิน

แจ้งเตือนผู้เช่าผ่าน LINE ได้ไหม?

ได้ เชื่อมต่อ LINE Official Account ที่ ตั้งค่า → การแจ้งเตือน แล้วผูกบัญชีผู้เช่า ระบบจะส่งแจ้งเตือนบิล/ครบกำหนด/ประกาศให้ผู้เช่าผ่าน LINE ได้

หาผู้เช่าหรือบิลเร็ว ๆ โดยไม่ต้องไล่กดเมนู ทำอย่างไร?

กด Ctrl + K (บนแมคคือ Command + K) หรือกดปุ่ม ค้นหา... มุมขวาบน แล้วพิมพ์ชื่อผู้เช่า เลขห้อง หรือเลขที่เอกสาร ระบบจะค้นให้ทั้งผู้เช่า ห้องพัก สัญญา ใบแจ้งหนี้ และใบเสร็จ กดผลลัพธ์เพื่อกระโดดไปหน้านั้นได้ทันที

ประกาศจากผู้ให้บริการ ต่างกับ ประกาศหอ อย่างไร?

ประกาศจากผู้ให้บริการ คือข่าวสารที่ทีมงาน Roomlix ส่งถึงคุณ (ดูที่กระดิ่งมุมขวาบน) ส่วน ประกาศหอ คือประกาศที่คุณเป็นคนสร้างเพื่อส่งถึงผู้เช่าของตัวเองผ่าน LINE หรือในแอป (อยู่ที่เมนู ประกาศหอ ในช่วง จัดการหอ)

มีข้อมูลห้องและผู้เช่าอยู่แล้วในไฟล์ Excel ย้ายเข้าระบบได้ไหม?

ได้ ไปที่ ตั้งค่า → นำเข้าข้อมูล จะมีตัวช่วย 5 ขั้น (อาคาร ห้องพัก ผู้เช่า มิเตอร์เริ่มต้น ผูก LINE) แต่ละขั้นดาวน์โหลดไฟล์เทมเพลตไปกรอกแล้วอัปโหลดกลับ นำเข้าได้สูงสุด 500 แถวต่อครั้ง และการนำเข้าผู้เช่าจะสร้างสัญญาเช่าให้อัตโนมัติ

ทำไมบางเมนูถึงไม่ขึ้นให้ฉันเห็น?

ระบบซ่อนเมนูที่บทบาทของคุณใช้ไม่ได้โดยอัตโนมัติ (เจ้าของเห็นทุกเมนู ผู้จัดการและพนักงานเห็นบางส่วน) ถ้าทั้งช่วงใช้ไม่ได้เลย หัวข้อของช่วงนั้นจะหายไปด้วย เช่น พนักงานจะไม่เห็นช่วง จัดการหอ ทั้งช่วง หากต้องการสิทธิ์เพิ่ม ให้แจ้งเจ้าของหอเปลี่ยนบทบาทให้

ต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติม? ติดต่อทีมงาน Roomlix ได้ที่ info@compatbiz.com หรือ LINE @compatbiz