วิธีจัดการหอพักหลายอาคารให้ไม่วุ่น

พอกิจการโตจากหนึ่งอาคารเป็นหลายอาคาร การจัดการที่เคยใช้ได้กลับเริ่มวุ่น ข้อมูลกระจัดกระจาย ไม่รู้ว่าสาขาไหนกำไรหรือขาดทุน และมอบหมายงานให้ผู้ดูแลแต่ละแห่งได้ยาก

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อมี หลายอาคาร

• ข้อมูลแยกกันอยู่คนละไฟล์/คนละสมุด ดูภาพรวมไม่ได้
• ไม่รู้อัตราการเข้าพักและกำไรขาดทุนของแต่ละสาขา
• ผู้ดูแลสาขาเห็นข้อมูลของสาขาอื่นที่ไม่ควรเห็น
• เลขที่เอกสารปนกันระหว่างสาขา

หลักการจัดการที่ช่วยได้

1. รวมข้อมูลไว้ที่เดียว แต่แยกดูได้

ควรเก็บข้อมูลทุกสาขาไว้ในระบบเดียวที่ดูภาพรวมรวมกันได้ และเจาะดูรายอาคารได้ ทำให้เปรียบเทียบผลประกอบการง่าย

2. ใช้ ประเภทห้อง ตั้งราคาเป็นชุด

แทนการตั้งค่าเช่าทีละห้อง การกำหนดประเภทห้อง (เช่น ห้องแอร์ ห้องพัดลม) ช่วยตั้งราคาและเงื่อนไขทีเดียวสำหรับทั้งกลุ่ม

3. จัดสิทธิผู้ดูแลแต่ละสาขา

ให้ผู้ดูแลแต่ละสาขาเห็นและจัดการเฉพาะข้อมูลของตน ลดความผิดพลาดและรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลตามแนวทาง PDPA

สรุป

ความวุ่นของการมีหลายอาคารแก้ได้ด้วยการรวมข้อมูลไว้ที่เดียว ตั้งราคาเป็นชุด และจัดสิทธิให้ชัดเจน เมื่อจำนวนห้องมากขึ้น การทำทุกอย่างใน Excel จะเริ่มไม่ไหว ลองดู Roomlix เทียบกับ Excel ว่าช่วยเรื่องนี้อย่างไร