อภิธานศัพท์หอพักและอพาร์ทเมนท์
รวมคำศัพท์ที่เจ้าของหอพักและอพาร์ทเมนท์ควรรู้ — เงินประกัน ค่าเช่าล่วงหน้า ใบกำกับภาษี การจดมิเตอร์ สัญญาเช่า และศัพท์การเงิน-กฎหมายอื่น ๆ อธิบายเข้าใจง่าย
เอกสาร & การเงิน
ใบแจ้งหนี้เอกสารที่ผู้ให้เช่าออกเพื่อแจ้งยอดที่ผู้เช่าต้องชำระในรอบบิลนั้น ก่อนการชำระเงินใบเสร็จรับเงินหลักฐานที่ผู้ให้เช่าออกให้ผู้เช่าเมื่อได้รับชำระเงินเรียบร้อยแล้วใบกำกับภาษีเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT ต้องออกเมื่อขายสินค้า/ให้บริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มใบลดหนี้เอกสารที่ออกเพื่อลดยอดหนี้ในใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้ว เช่น คิดเงินเกินหรือมีส่วนลดภายหลังเงินประกันเงินที่ผู้เช่าวางไว้เป็นหลักประกันความเสียหาย และได้รับคืนเมื่อสิ้นสุดสัญญาหากไม่มีความเสียหายหรือค้างชำระค่าเช่าล่วงหน้าค่าเช่าที่เก็บล่วงหน้าและนำไปหักเป็นค่าเช่าของงวดที่ตกลงกัน (มักเป็นเดือนสุดท้าย)ภาษีหัก ณ ที่จ่ายภาษีที่ผู้จ่ายเงิน (เช่น ผู้เช่าที่เป็นนิติบุคคล) ต้องหักไว้ส่วนหนึ่งและนำส่งกรมสรรพากรแทนผู้รับเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)ภาษีที่เก็บจากการขายสินค้า/บริการ ปัจจุบันอัตราทั่วไปอยู่ที่ 7%พร้อมเพย์ (PromptPay)บริการโอนเงินของไทยที่ผูกกับเบอร์โทร/เลขบัตรประชาชน/เลขนิติบุคคล นิยมใช้รับชำระผ่าน QR Codeสลิปโอนเงินหลักฐานการโอนเงินจากแอปธนาคาร ใช้ยืนยันการชำระ และตรวจสอบความถูกต้องได้ด้วยระบบตรวจสลิปการคิดค่าเช่าตามสัดส่วน (pro-rata)การคิดค่าเช่าตามจำนวนวันที่เข้าพักจริง เมื่อเข้าหรือออกกลางรอบบิล แทนการคิดเต็มเดือนค่าปรับชำระล่าช้าค่าปรับที่เรียกเก็บเมื่อผู้เช่าชำระเงินช้ากว่ากำหนด ตามที่ระบุในสัญญาเลขที่เอกสาร (running number)เลขลำดับเอกสารที่ออกต่อเนื่องไม่ซ้ำ เช่น INV-2568-0001 ใช้อ้างอิงและตรวจสอบย้อนหลังบัญชีแยกประเภท / สมุดบัญชีบันทึกรายการเงินเข้า-ออกทั้งหมดอย่างเป็นระบบ เพื่อสรุปยอดและตรวจสอบย้อนหลังได้กำไรขาดทุน (P&L)สรุปรายได้หักรายจ่ายในช่วงเวลาหนึ่ง เพื่อดูว่าหอพักมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไรยอดค้างชำระยอดเงินที่ผู้เช่ายังชำระไม่ครบตามใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว
สัญญา & กฎหมาย
สัญญาเช่าข้อตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างผู้ให้เช่ากับผู้เช่า ระบุเงื่อนไข ระยะเวลา และค่าใช้จ่ายพ.ร.บ. หอพัก พ.ศ. 2558กฎหมายที่กำกับสถานที่รับผู้พักซึ่งเป็นนักเรียน/นักศึกษา ครอบคลุมการขออนุญาตและมาตรฐานการดูแลสัญญาควบคุมการเช่าที่อยู่อาศัย (สคบ.)ประกาศที่กำหนดให้ธุรกิจให้เช่าอาคารเพื่ออยู่อาศัยตั้งแต่ 3 หน่วยขึ้นไป ต้องทำสัญญาตามเงื่อนไขที่เป็นธรรมผู้เช่าร่วมบุคคลที่พักอาศัยร่วมในห้องเดียวกันนอกเหนือจากผู้เช่าหลักตามสัญญาการต่อสัญญาการขยายระยะเวลาเช่าออกไปเมื่อสัญญาเดิมใกล้หมดอายุ ตามเงื่อนไขที่ตกลงกันการโอนสิทธิการเช่าการเปลี่ยนผู้เช่าตามสัญญาให้เป็นบุคคลอื่น โดยได้รับความยินยอมจากผู้ให้เช่าการคืนเงินประกันการคืนเงินประกันให้ผู้เช่าเมื่อสิ้นสุดสัญญา หลังหักค่าเสียหายหรือยอดค้าง (ถ้ามี)PDPA (พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล)กฎหมายที่กำหนดวิธีเก็บ ใช้ และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ข้อมูลผู้เช่า ต้องมีฐานทางกฎหมายและความยินยอม
มิเตอร์ & สาธารณูปโภค
การจดมิเตอร์การบันทึกเลขมิเตอร์น้ำ/ไฟแต่ละรอบ เพื่อคำนวณหน่วยที่ใช้และคิดค่าใช้จ่ายตามจริงค่าน้ำค่าไฟแบบเหมาการคิดค่าน้ำหรือค่าไฟเป็นยอดคงที่ต่อเดือน ไม่อิงหน่วยที่ใช้จริงค่าน้ำค่าไฟตามมิเตอร์การคิดค่าน้ำ/ค่าไฟตามจำนวนหน่วยที่ใช้จริง คูณด้วยอัตราต่อหน่วยค่า Ft (ค่าไฟฟ้าผันแปร)ส่วนของค่าไฟฟ้าที่ปรับเปลี่ยนตามต้นทุนเชื้อเพลิงและค่าใช้จ่ายที่อยู่นอกการควบคุมของการไฟฟ้าค่าส่วนกลางค่าใช้จ่ายสำหรับดูแลพื้นที่/บริการส่วนกลาง เช่น รักษาความปลอดภัย ทำความสะอาด เก็บขยะ
การจัดการห้องเช่า
อัตราการเข้าพัก (Occupancy)สัดส่วนห้องที่มีผู้เช่าเทียบกับห้องทั้งหมด เป็นตัวชี้วัดผลประกอบการที่สำคัญประเภทห้องการจัดกลุ่มห้องที่มีคุณสมบัติ/ราคาเหมือนกัน เช่น สตูดิโอ ห้องแอร์ ห้องพัดลม เพื่อตั้งราคาและบริหารง่ายขึ้นหลายอาคาร / หลายสาขาการบริหารหอพัก/อพาร์ทเมนท์มากกว่าหนึ่งอาคารหรือทำเลในระบบเดียว โดยแยกข้อมูลแต่ละแห่งได้การเข้าพัก (Check-in)ขั้นตอนรับผู้เช่าเข้าอยู่ บันทึกข้อมูล รับเงินประกัน และจดมิเตอร์เริ่มต้นการย้ายออก (Check-out)ขั้นตอนรับคืนห้องเมื่อสิ้นสุดสัญญา ตรวจสภาพห้อง จดมิเตอร์ครั้งสุดท้าย และคืนเงินประกันการตรวจสภาพห้องการตรวจและบันทึกสภาพห้อง/ทรัพย์สินตอนเข้าพักและย้ายออก เพื่อประเมินความเสียหายอย่างเป็นธรรมการจองห้องการกันห้องไว้ให้ผู้สนใจก่อนเข้าทำสัญญาจริง มักมีการวางเงินจองหอพักรายวัน / เช่ารายวันการให้เช่าห้องเป็นรายวันแทนรายเดือน คิดค่าเช่าตามจำนวนคืนที่เข้าพักประกาศถึงผู้เช่าข้อความแจ้งข่าว/กฎระเบียบถึงผู้เช่า เช่น แจ้งซ่อมบำรุง ตัดน้ำตัดไฟ หรือเปลี่ยนกฎ
พร้อมจัดการหอพักให้ง่ายขึ้นแล้วหรือยัง?
Roomlix รวมงานออกบิล จดมิเตอร์ รับชำระ และดูกำไร-ขาดทุนไว้ในที่เดียว เริ่มทดลองใช้ได้ฟรี